4 características imprescindibles del canal de denuncias

Características imprescindibles del canal de denuncias

En la sociedad actual es complejo lograr que la mayoría de personas manifiesten de manera abierta si identifican algún tipo de conducta inadecuada por parte de un funcionario, empleado o colaborador en una organización, esto puede deberse a diversos factores que no corresponde analizar en este artículo, sin embargo, los actos que van en contra de los principios, la ética organización afectan no solo a la misma, también afectan a todas sus partes interesadas en el corto, mediano y largo plazo, ya que la confianza en las organizaciones es uno de los aspectos clave para lograr los objetivos que esta se ha planteado.

Cada día es más frecuente encontrar por escrito el código de ética y/o códigos de conducta que especifican el comportamiento esperado por parte de los colaboradores hacia las organizaciones.

Las características imprescindibles del canal de denuncias constituyen una herramienta mediante la cual los empleados y otras partes interesadas pueden dar aviso acerca de conductas inadecuadas por parte de los colaboradores de la misma, en todos los casos deben alinearse con las leyes de protección de datos que existen en los diferentes países y dar uso a la información solo con los fines previstos en las mismas, hoy en día existen diversas opciones sobre las que se pueden administrar las características imprescindibles del canal de denuncias, como son:

• Canales de denuncias vía web: a través de aplicaciones, software, que se encuentran en las páginas web de las organizaciones, se pueden radicar las respectivas denuncias, los datos se almacenen en solo lugar y son almacenados y protegidos de manera segura, dichos datos permiten un análisis posterior detallado.
• Canales telefónicos: a través de una llamada a una línea telefónica se pueden radicar denuncias, estas suelen estar enlazadas con otros software para el registro y análisis de la información, son utilizadas por personas que se sienten más cómodas utilizando este tipo de medios o que se les facilita porque los otros medios tecnológicos no le son afines.
• E-mail: se habilita una cuenta de correo a la que se pueden enviar las denuncias, sugiere algunos desafíos como lo son el seguimiento adecuado de los casos reportados y unos riesgos como el controlar que tiene acceso a la información, ya que los emails no se pueden cifrar en un 100%

Estos y los canales que se puedan implementar deben cumplir con unas características, sin las cuales el uso de los mismos no sería viable, dichas características son:

• Que brinde anonimato y seguridad: las denuncias sugieren el suministro de datos que son muy sensibles, personales y que en algunos casos constituyen información relacionada con delitos, por ello es imprescindible que los mismos sean protegidos y salvaguardados de caer en manos de personas que puedan hacer uso indebido de la información, es importante que si se realiza a través de un software de un proveedor, asegurarse de que este cumple con certificaciones de seguridad con altos estándares, que no tenga vulnerabilidades y que permita una actualización constante para estar acorde con los requisitos de seguridad exigidos por las diferentes normativas en los países.
• Fácil accesibilidad y fácil empleo: teniendo en cuenta su naturaleza, los usuarios, ciudadanos, empleados, o a quienes pueda necesitar del mismo, debe tener la claridad acerca de cómo acceder a ese servicio-canal de denuncias, es decir que sea fácilmente identificable y que se pueda tener un acceso rápido al mismo, que sea de fácil empleo, por ejemplo un canal digital que cuente con guías acerca de cómo diligenciar la información, un diseño amigable de cara al usuario a través de formularios claros y sencillos que permitan no solo registrar datos, que permitan adjuntar imágenes, documentos, entre otros que constituyan un soporte de esa denuncia que se radica.
• Cumplimiento de las normativas legales: es importante asegurarse que el canal habilitado para las denuncias y todos los procesos para la gestión y tratamiento de la información que allí se obtiene, se encuentren dentro del marco legal, el cumplimiento legal depende de lo que se establece en las leyes de protección de datos de cada país, por ello es vital tener claridad en la misma y evidenciar que el canal habilitado cumple en su totalidad.
• Información comprobable: es relevante que la información que se registra tenga un medio para la comprobación de la misma, en esa medida los datos que se solicitan deben estar encaminados a dar respuesta a esta necesidad, de esta manera se garantiza la fiabilidad de la información y se puede descartar aquella información que no es veraz y que puede pretender perjudicar a un particular.

Una organización que cuenta con unas características imprescindibles del canal  de denuncias habilitado, demuestra su compromiso real hacia el cumplimiento de sus códigos de ética y/o conducta y fortalece el desarrollo de una cultura organizacional transparente.

Software para las Características imprescindibles del canal de denuncias

El canal interno de denuncias o quejas por incumplimientos legales o faltas de conformidad de la normativa interna, es uno de los puntos clave en un sistema de Gestión de compliance. Mediante esta aplicación del GRCTools podrás parametrizar todo tipo de gestión, recepción y clasificación según prioridad, hasta su resolución y cierre.