Pasos fundamentales en la investigación de fraudes en las empresas

Investigación de fraudes

Si bien los fraudes no son una temática nueva en los entornos organizacionales, cada día cobra mayor importancia blindar a las mismas, para que en lo posible este tipo de fenómenos no permeen las operaciones de una organización, y por ende se vean afectadas en su componente tanto económico como de imagen como suelen impactar este tipo de casos cuando se presentan.

Las fuentes u origen de la información de las que probablemente se pueden identificar los fraudes son diversas: gestión de incidentes, denuncias, análisis de vulnerabilidad, cambios abruptos en el patrimonio, debidas diligencias, entre otros que pueden aportar información de entrada para la investigación de fraudes.

Es importante determinar una metodología o paso a paso, que le permita a la organización tener un protocolo en caso de que estos eventos ocurran, con el fin de llevar a cabo una adecuada investigación, estos pasos se pueden resumir como se describe a continuación:

Realizar una evaluación inicial

En el registro de información o denuncia del fraude, deben existir pruebas contundentes que permitan determinar que esta denuncia o hallazgo realizado, constituye realmente en un fraude, para ello la fuente debe ser confiable, los datos deben poder confirmarse o contrastarse con la información con la que cuenta la organización, en lo posible que en los registros se pueda identificar quienes están participando del ilícito, las fechas en las que se presentó y todos aquellos datos relevantes para la posterior investigación, no existen reglas que determinen un monto, valor o línea base a partir de la cual se deba investigar un fraude, es importante que se determinen acciones en todos los casos, ya que si en el presente estos son menores, en el futuro al no sentar un precedente, pueden constituirse en graves desfalcos.

Establecer un plan para la investigación

Es importante determinar algunos aspectos claves como lo son el Alcance, al respecto, se pueden formular virios interrogantes que contribuyan a determinar el mismo, ¿Cuál es la forma de actuar para cometer el ilícito?, ¿qué miembros de la organización están involucrados?, ¿Es necesario que se remita a un proceso legal?, ¿Cuánto dinero se está perdiendo por causa del mismo?, ¿Es posible recuperar el monto total o parte del dinero que se encuentra involucrado?, a partir de las respuestas a estas interrogantes se planteará el objetivo de la investigación.

Determinar un equipo investigador

En este sentido se puede establecer un equipo de investigadores que puede ser interno (Personas de la organización) o un equipo externo contratado para tal fin, en el primer caso se debe tener especial cuidado en la selección de las personas, ya que al ser de la organización pueden presentarse rumores, falta de objetividad entre otros, adicional no es posible ser juez y parte, por ello en lo posible, las personas seleccionadas para tal fin no deben estar relacionadas con las investigadas o con el proceso involucrado para garantizar la objetividad de la misma, y en el segundo caso sugiere que se deberá destinar un presupuesto para la contratación de personal especializado en este tipo de casos, pero se obtendrá la garantía de que este equipo externo estará enfocado exclusivamente en el caso y es completamente independiente, lo cual se verá reflejado en los resultados de la misma.

Estudiar las señales de alerta

De la mano con la denuncia o información que se recibe, existen aspectos que pueden contribuir a comprobar que en efecto se está llevando a cabo u fraude, algunos de estos aspectos son: identificación de gastos en las personas que no corresponden a su nivel de salario o ingresos familiares, continuar en las instalaciones en horarios no adecuados o no acordados previamente, hechos de presión sin justificación  por  parte de los jefes hacia el personal, no tomar vacaciones aun cuando se cuente con el periodo cumplido o el acuerdo para las mismas.

Llevar a cabo la investigación

La metodología puede cambiar de acuerdo a la organización y la necesidad especifica, a continuación se describen brevemente las más comunes:

• Auditorias y /o análisis forenses: es una metodología que se apoya en los veredictos suministrados por jueces y autoridades legales competentes con los que comparten información para ser analizada y que sirvan como pruebas en el proceso judicial, determinando si se trata de un fraude o no basados en las leyes y normatividad legal vigente.
• Análisis financiero: se analizan los registros financieros y contables de la organización con el objetivo de establecer desviaciones en los indicadores, datos fuera de lo normal.
• Entrevistas: estas permiten obtener datos financieros, de los procesos (cuentas- actividades del personal), el objetivo es identificar plenamente a los involucrados y en lo posible obtener la cooperación de los mismos.

Es importante contar con herramientas tecnológicas que faciliten las denuncias, la identificación y seguimiento a los fraudes de tal firma que se pueda obtener la información en tiempo real y tomar las medidas de manera oportuna.

Software GRCTools

El Software GRCTools le facilita la gestión de los diferentes controles que se establecen gracias a la automatización de los procesos y su gran capacidad para adaptarse y configurarse a cualquier sistema de gestión, considerando el contexto de la organización y de los cumplimientos legales y de aplicación.