Sistema Kanban para la gestión de proyectos

Kanban

El Sistema Kanban es una metodología japonesa que tiene como objetivo maximizar la eficiencia de los flujos de trabajo para la reducción del tiempo de ejecución de un proyecto o algunas de sus fases.

Su utilidad se fundamenta en poder visualizar de forma completa todo el trabajo correspondiente a un proyecto, el estado en el que se encuentra y todo lo pendiente hasta su finalización. Esto lo consigue gracias a un sistema de etiquetas que ha demostrado ser altamente eficaz.

Orígenes de Kanban

Aunque su popularización la estamos viviendo en los últimos años, este sistema nace en los años 40, en la fábrica de Toyota, de la mano de un ingeniero llamado Taiichi Ohno.

Taiichi tenía serios problemas de gestión de almacenaje e inventario en la fábrica de Toyota. Necesitaba mejorar el sistema de almacenaje y el suministro desde el mismo a la planta de producción para minimizar costes y mejorar la eficiencia, así que ideó un sistema en el que los trabajadores de la planta informaban al almacén de que las existencias de materias primas bajaban de cierto nivel mediante unas notas denominadas Kanban (que en japonés significa letrero) y desde el almacén solicitaban materias primas al proveedor.

Así nació lo que se conoce como Just In Time, pero las etiquetas siguieron aplicándose y adaptándose a distintas metodologías, llegando a las metodologías ágiles, donde en lugar de pasar etiquetas al almacén para el suministro de materias primas, se pasan a los distintos equipos, fases de un proyecto o personas a fin de que realicen la acción que corresponda.

Actualmente, esto se consigue mediante tableros divididos en columnas con tarjetas, letreros o notas dentro de cada una de ellas, de forma que cada tarjeta cambie de columna en función del avance.

Kanban para la gestión de proyectos

Una gestión de proyectos mediante el sistema Kanban puede ser altamente eficaz si se planifica adecuadamente (esto es la raíz de todo), si se definen bien las cargas de trabajo por equipos y personas, y si se realiza un seguimiento constante.

Esta planificación se define en las columnas del tablero Kanban, de modo que será necesario:

Contar con un desglose de las fases del proyecto que necesitemos para definir de qué forma las tarjetas avanzarán hasta ser completadas.

Contar con un desglose de tareas de cada proyecto y para cada una de ellas definir un título, una descripción, una fecha estimada de entrega (no es obligatorio, pero si recomendable) y una persona asignada. Esto se agrupa en lo que se conoce como Backlog, que es el listado de todas las tareas pendientes.

Si el proyecto es simple, puede ser suficiente contar con una columna de Backlog donde tendremos todo lo pendiente que aún no está listo para ser acometido, una columna de To Do, donde tendremos todo lo que, si tenemos planificado hacer, una columna de Doing, con aquellas tareas que están en ejecución y una columna de Done, donde avanzan las tareas que están terminadas.

Si el proyecto es complejo e intervienen varios equipos, las columnas serán más y podrán corresponder con fases del proyecto, así como contar con filas o carriles por equipo, por ejemplo. Esto dependerá en gran medida del tipo de proyecto, sus integrantes y el grado de control que necesitemos para asegurarnos de que avanza correctamente, nos enfocamos en lo que importa y cumplimos el objetivo de reducir la duración total del proyecto.

Beneficios del Kanban

• Planificación flexible: Kanban es un sistema con una flexibilidad asombrosa, pudiendo adaptarse a prácticamente cualquier tipo de proyecto.
• Mejora el control del WIP (Work In Progress): Con Kanban es fácil establecer el límite de tareas a desarrollar en cada momento. Gracias a esto el equipo puede centrarse en realizar de forma eficiente tareas más pequeñas y pasar a las siguientes de forma más ágil.
• Mejora la comunicación: al contar con una guía visual del flujo de trabajo, a cualquier miembro del equipo le bastará con una mirada al tablero para saber en qué estado está todo en cada momento.
• Consigue un flujo de trabajo continuo: si el flujo de trabajo y la carga es continua y está adecuadamente limitada se conseguirán mejoras importantes en la moral del equipo.
• Facilita la autogestión del equipo: si todo el mundo es consciente de lo que hay que hacer, cuando se puede pasar de tarea y cuál es la siguiente, tras la labor de planificación el transcurrir del proyecto requerirá menos esfuerzo de control.

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