Metodología Lean II. Herramientas Lean: Las 5 S

Metodología Lean

Hace dos semanas hablábamos de la metodología Lean y la definíamos como una metodología enfocada a la calidad con el claro objetivo de “hacer más con menos”.

Ya vimos sus principios y hoy vamos a ver una de las herramientas que utiliza. Concretamente, veremos la regla de las 5S.

5S es una técnica que se traduce en conseguir un entorno de trabajo limpio y ordenado, un entorno de trabajo donde se aplican controles visuales. En un entorno de trabajo cada cosa tiene que tener un lugar y todo tiene que estar en su lugar cuando se necesite.

En muchas ocasiones pecamos de desorden. Posiblemente, nuestras mesas estén llenas de papeles, carpetas, archivadores, lápices y bolígrafos que no usamos, etc. en un entorno de oficina esto es perjudicial, pero no tanto como en los entornos de trabajo para los que está pensada esta técnica, aquellos en los que se realiza la manufactura de algún tipo de producto.

Es pura psicología, un ambiente de trabajo ordenado, seguro, limpio y organizado, te permite trabajar de forma más eficiente y rápida. Incluso se consigue un compromiso mayor de la persona con su trabajo, ya que su entorno, al estar en estas condiciones, satisface también necesidades de seguridad, tranquilidad y estabilidad. Esto, por supuesto, se traduce en un producto final de mejor calidad y producido de forma más eficiente.

Hay que tener en cuenta que esta metodología viene de Japón, por lo cual las 5 S originales tienen una fonética y una traducción difícil. La traducción japonés, inglés, español sería la siguiente:

• Seiri – Short – Clasificar
• Seiton – Set in order – Ordenar.
• Seiso – Shine – Limpiar
• Seiketsu – Standardize – Estandarizar
• Shitsuke – Sustain – Mantener

Es difícil justificar el coste de no tener un ambiente de trabajo ordenado en una planta de trabajo, pero es sencillo imaginárselo. Si una pieza, herramienta o maquinaria no se encuentra, el trabajo no se empieza o se para, por lo que se están invirtiendo recursos en la búsqueda de algo que es necesario para que comience un proceso productivo.

Esta herramienta no pretende ser un proceso de limpieza, no consiste en eso. Consiste en implantar en las personas una serie de hábitos que les permitan ser más eficientes y para ello se necesitan varias cosas:

• Perseverancia
• Capacidad de síntesis para determinar lo que realmente es importante.
• Atención a los detalles.

Posiblemente, esta herramienta, una de las más sencillas de aplicar, puede ser una gran introducción al Lean en una organización.

1.— Clasificar

Consiste en retirar del lugar de trabajo, del banco de herramientas, de la mesa de oficina o de la pantalla del ordenador todos los elementos que no son necesarios para la tarea que se está realizando actualmente, utilizando medios de clasificación que dejen solamente las necesidades básicas operativas cubiertas.

2.— Poner en orden

Es fundamental tanto para poder encontrar las cosas rápidamente uno mismo como para que cualquier otra persona sea capaz de continuar una tarea donde la hemos dejado. Esto es aplicable también tanto a bancos de trabajo como a mesas de oficina, pero sería de especial interés que se aplicara en la organización de los archivos de los ordenadores de cada persona de la organización, donde se puede encontrar un auténtico caos.

3.— Limpiar

Barrer y limpiar el área de trabajo. El propósito crucial es mantener todo en las mejores condiciones para que cuando alguien necesita usar algo, está listo para ser usado. La limpieza de un área de trabajo produce y la oportunidad de inspeccionar visualmente equipos, herramientas, materiales y condiciones de trabajo.

4.— Normalizar

Definir cuál es la condición “normal” de la zona de trabajo. Definir cómo corregir las condiciones “anormales”. La norma debe ser fácil de entender y fácil de comunicarse (por ejemplo, controles visuales).

5.— Mantener

La implementación de soluciones para hacer frente a las causas profundas de los problemas de organización de la zona de trabajo. Todos los empleados deben estar debidamente capacitados y utilizan técnicas de gestión visuales.

Si nos fijamos y simplificamos todo lo que hemos visto, estamos hablando de un proceso de mantenimiento y mejora continua de los lugares de trabajo, algo que debe estar procedimentado e instrumentado a través de alguna herramienta que permita hacerlo de forma automática.

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