¿Qué es una memoria de sostenibilidad y cómo elaborarla?

Sostenibilidad y responsabilidad social

La sostenibilidad es una cualidad que, en este caso, caracteriza a aquellas empresas socialmente responsables,  capaces de subsistir, incluso generar beneficios,  sin que ello suponga un daño o sacrificio ecológico o social.  Las empresas sostenibles encuentran el equilibrio entre las condiciones de tipo económica, social y ecológica.

Cada cierto tiempo, las empresas realizan informes en los que describen su desempeño en el campo económico, financiero, social, ambiental y de dirección y gestión. Este tipo de documentos se denominan memorias de sostenibilidad.

Como su nombre lo anuncia, están orientados a conocer de cerca el comportamiento de las organizaciones durante un período de tiempo que puede ser mensual, bimestral o, en la mayoría de los casos, anual. El objetivo, en cualquier caso, es dejar testimonio de una o varias actividades que sirvan de base a procesos similares en el futuro.

De hecho, en muchos casos las memorias de sostenibilidad se realizan para delimitar nuevas metas y gestionar cambios necesarios.

También son conocidas con nombres corporativos como «Triple cuenta de resultados», «Balance general» o «Informes de responsabilidad corporativa». En cualquier caso, su esencia no resulta alterada si el objetivo principal del documento es la sostenibilidad de la organización y la mejora del desempeño.

Entre las principales ventajas que una memoria de sostenibilidad puede reportar a las empresas se pueden destacar las siguientes:

• Mejora la comprensión de los riesgos propios de la actividad empresarial, pues este tipo de informes están elaborados a base de resultados y mediciones.
• Optimiza la reputación de la marca entre terceros. Muchos clientes valoran con especial interés la rendición de cuentas y la divulgación de resultados respecto a los procesos que tienen lugar en las organizaciones.
• Evalúa el desempeño sostenible de acuerdo a las leyes, normas y códigos, que son, en últimas, los que otorgan legitimidad a la actividad de cada compañía.
• El análisis de desempeño es doble: por un lado, se evalúan los procesos internos que tienen lugar en la organización; por otro, ayuda a establecer paralelismos con otras marcas o empresas del mismos espectro comercial.
• Contribuye a la transparencia, la oportuna rendición de cuentas y la confianza entre los altos directivos y los cargos medios o bajos.

Redactar una memoria de sostenibilidad. ¿Cómo?

El Global Reporting Initiative (GRI) es el organismo líder en la estandarización de las memorias de sostenibilidad a nivel internacional. Sus propuestas, divulgadas en guías y publicaciones del ámbito corporativo, han sido de gran utilidad para compañías como el BBVA, el Banco Santander, el CESPA o Repsol-YPF.

Hasta la fecha han aparecido tres versiones de los estándares GRI para la elaboración de las memorias de sostenibilidad, que pueden variar según el contenido, los objetivos, la naturaleza de la empresa, entre otros factores.

Sin embargo, lo que no es variable es el establecimiento de varios ítems sobre los que se sostiene la elaboración de este tipo de documentos. Veamos cuáles son:

1. Desarrollar un plan de acción:

Es decir, fijar un calendario y un equipo de trabajo al que se delegará la elaboración del documento. Cada tarea y sus responsables deben quedar definidos.

2. Seleccionar los temas:

Aunque se trata de un documento genérico, es necesario que haya un proceso previo de selección de información, temas y enfoques. No toda la información recolectada será de utilidad en el momento de la elaboración del texto.

3. Delegar las funciones:

Definidos los grupos de trabajo y los miembros que participarán en el proceso, el paso siguiente es delegar en ellos las tareas fijadas.

4. Supervisar las tareas:

Los responsables de la memoria deben estar al tanto de los avances del proceso. Uno de los aspectos más importantes es la verificación de la calidad de la información, la cual debe ser veraz y fidedigna. Si caben, también pueden introducirse mejoras.

5. Redacción y entrega del texto:

Como último paso figura la revisión del texto definitivo en temas como la precisión del lenguaje, el tono, el enfoque, entre otras características. En cuanto a la presentación, lo más común es que se haga a través de reuniones con los miembros de la organización o con otros que puedan estar interesados en los resultados.

Software para favorecer la Responsabilidad Social

La adopción, mantenimiento y automatización de Sistemas de Gestión de la Responsabilidad Social, basado en la norma ISO 26000, es más fácil gracias a la herramienta software ISOTools, que facilita procesos como la comunicación, medición y evaluación de los requisitos necesarios para garantizar la responsabilidad social de las empresas.