Cómo gestionar procesos con GRCTools

Gestión por procesos

Gestionar procesos con GRCTools es toda una gran ventaja, porque gracias a la automatización que ofrece este software, permite a las organizaciones llevar a cabo una gestión por procesos más eficiente.

Partiendo de la base de que los Sistemas de Gestión están formados por una serie de procesos relacionados entre sí, el enfoque basado en procesos, considera que para poder lograr una optimización en el rendimiento de la organización, es primordial conocer cómo se logran los resultados, para lo cual es necesario comprender el conjunto de actividades que se llevan a cabo en esta.

Así pues, la gestión por procesos permite organizar las actividades desarrolladas en una organización, de manera que permita crear valor al cliente y partes interesadas.

Dicha gestión por procesos supone la realización de tareas como:

• Identificar los diferentes procesos de las organizaciones y sus relaciones.
• Hacer una descripción de los mismos, mediante la correspondiente ficha de caracterización.
• Llevar a cabo el control de tales procesos a través de indicadores.
• Mejorar continuamente dichos procesos, para lo cual son necesarias las auditorías.

Para aplicar este enfoque basado en procesos en el seno de las organizaciones, logrando la mayor eficiencia posible, estas optan por la automatización que les aporta los software de gestión.

Gestionar procesos con GRCTools

La plataforma tecnológica de GRCTools ha sido diseñada para simplificar y mejorar la gestión empresarial. Está formada por diferentes módulos, lo que la convierte en una herramienta totalmente flexible a las necesidades particulares de cada organización.

Algunas de las múltiples ventajas que aporta el software GRCTools es favorecer una gestión del conocimiento más eficiente, permite una mejora de los procesos, ofrece una gran accesibilidad a la información, así como, la posibilidad de hacer búsquedas rápidas y fáciles de información.

En relación con gestionar procesos con GRCTools, esta plataforma nos ofrece el aplicativo de Mapa de Procesos.

Esta aplicación es totalmente adaptable a cada organización. Además, al ser interactiva, permite tener acceso a cada uno de los procesos, realizando un clic en la correspondiente área.

Veamos a continuación las diferentes facilidades que aporta esa aplicación de Mapa de Procesos, que hace que sea más fácil gestionar procesos con GRCTools:

1.- Ficha de proceso: la aplicación Mapa de Procesos para gestionar procesos con GRCTools, permite crear una ficha de caracterización por cada proceso indicando los detalles del mismo como el nombre y código, su fecha de vigencia, así como tener un control de los cambios introducidos en el mismo. Permite destacar las actividades más importantes de cada proceso a fin de poder localizarlas de manera rápida y obtener la información necesaria sobre las mismas.

2.- Documentación relacionada: este aplicativo para gestionar procesos con GRCTools, también permite añadir documentación relacionada con cada uno de los procesos, como por ejemplo anexos, instrucciones o procedimientos, permitiendo al usuario poder acceder a la misma según los permisos que este posea.

3.- Procesos relacionados: otra de las facilidades de gestionar procesos con GRCTools es que permite ver las relaciones existentes entre los diferentes procesos, viendo cómo se conectan las entradas y salidas de los procesos.

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4.- Indicadores: esta herramienta permite llevar a cabo un control del rendimiento de los procesos, para ver si están funcionando de manera correcta y, en caso contrario, poder tomar las medidas necesarias para corregirlos.

5.- Normativa: mediante este apartado podemos estar actualizados sobre cambios legislativos con el fin de adaptarlos a nuestros procesos.

6.- Objetivos: es posible consultar los objetivos establecidos dentro de cada proceso por los usuarios. Permite incorporar un diagrama con las fases necesarias a realizar para el logro de tales objetivos. Además, es posible incluir fechas límite para su consecución.

7.- Cuadro de Mando: a través de esta herramienta dentro de la aplicación de Mapa de Procesos para gestionar procesos con GRCTools, podemos ver un resumen de un principal indicador por procesos y su calendario asociado con las actividades.

Recomendamos la lectura de Procesos de negocio que un software debe automatizar.

Como podemos comprobar, mediante el Software GRCTools, puedes obtener una plataforma integral para llevar a cabo una adecuada gestión por procesos de manera totalmente automatizada, permitiendo centralizar todas las actividades necesarias para la gestión por procesos. Además, añade a las organizaciones la ventaja de poder realizar una integración de sus sistemas de gestión basados en este enfoque a procesos.