Procesos de negocio que un software debe automatizar

Procesos de negocio

Implementar un software para la gestión por procesos de negocio (por ejemplo, para administrar Sistemas de Gestión Normalizados o de Excelencia) puede suponer un proyecto a largo plazo en ocasiones y la implicación tanto de personas dentro de la organización como de recursos financieros, entre otros. Por ello, es clave iniciar el proyecto teniendo claro cuáles son los procesos de negocio que un software debe automatizar.

Implementar un software para la gestión por procesos de negocio ayudará, sin duda, a la organización a mejorar su productividad y obtener ventajas competitivas cuando se realiza con éxito.

Sin embargo, no todas las herramientas que se encuentran en el mercado son fáciles de usar, aportan la funcionalidad que realmente necesitan las organizaciones y se adaptan como un guante a cada organización. Por ello, vamos a revisar cuáles son los procesos de negocio que un software debe automatizar:

Gestión de la Documentación

Gestionar la documentación asociada a cualquier proceso o Sistema de Gestión a través del cual se gestionen distintos procesos de producción o de servicio de una organización de forma adecuada resulta clave para mejorar la eficiencia y productividad.

Pensemos que, en cualquier organización, es muy habitual que cada departamento o área organizativa cuente con sus propios tipos de documentos, distintos de los documentos que manejan otras áreas y que cada equipo gestiona esos documentos de una forma distinta. Esto, conforme aumenta el nivel de documentación generada y gestionada por la organización, se hace más difícil de controlar si se hace de forma manual.

De forma que contar con un sistema de Gestión Documental que centralice la documentación para asegurar su uniformidad, administre el acceso a la información a los distintos miembros del equipo, permita encontrar los documentos mediante búsquedas, conserve un historial de los cambios que se hacen en los documentos, permita generar informes y trabajar de forma colaborativa usando flujos de trabajo (por ejemplo, para revisar un documento), ayudará a las organizaciones a optimizar sus esfuerzos en la creación y distribución de documentos.

Gestión de Acciones de Mejora (Preventivas y Correctivas)

Para mejorar los procesos es necesario poder medir si se está cumpliendo con el objetivo marcado y poner en marcha acciones que prevengan desviaciones o que ayuden a corregirlas y, por supuesto, hacer un seguimiento de su eficacia.

El software GRCTools, por ejemplo, incorpora un Mapa de Procesos y aplicativos para la Gestión de No Conformidades y para la gestión de Planes de Mejora que permiten a las organizaciones gestionar sus acciones de mejora.

Formación de los empleados

La gestión del desempeño y el desarrollo de los empleados es otro factor clave dentro de las organizaciones. Sin embargo, el valor de la formación no es siempre tenido en cuenta por la Gerencia y el rendimiento del negocio en materia de consecución de objetivos, de asegurar la Calidad, la Seguridad de la Información, la Salud y otros pilares de las organizaciones están ligados en gran medida con la formación de los empleados.

Para ello, un software debe permitir gestionar Planes de Formación que permitan aportar a cada empleado la formación que requiere y hacer seguimiento más allá de las tareas administrativas propiamente dichas.

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Gestión de Auditorías

Las auditorías de gestión son una herramienta imprescindible para garantizar que los procesos se llevan a cabo de forma correcta y tienen un importante retorno de la inversión, permitiendo a las organizaciones alcanzar mejoras de forma continua.

Un software debe facilitar la gestión completa del proceso de Auditoría, desde la planificación y gestión de las auditorías, como la redacción y aprobación de los informes de auditoría y, por supuesto, la gestión de los hallazgos que se hagan determinando la causa raíz y poniendo en marcha acciones de mejora.

Gestión de las reclamaciones

Conectar las reclamaciones de los clientes con los procesos de negocio facilita a las organizaciones mejorar la calidad de los productos y servicios que ofrecen y superar las expectativas de los clientes.

Así, dentro de los procesos de negocio que un software debe automatizar, se encuentra la gestión de las reclamaciones que impulse una mejor relación con los clientes.

Control de procesos: indicadores y reportes

Para tomar decisiones, las organizaciones necesitan medir y analizar el funcionamiento de sus procesos de negocio más importantes.

Por tanto, un software de gestión de procesos de negocio, debe incorporar un Sistema de Indicadores que permita conocer el estado de los Sistemas de Gestión y si se producen desviaciones para impulsar acciones de mejora preventivas o correctivas.

Contar con todos los datos en un único sistema permite evitar problemas comunes derivados de la integración de datos y estandarizar y armonizar los procesos para tener un mayor control sobre las operaciones. Además, gestionar toda la información desde la misma herramienta sin integrar datos, también supone importante ahorro para las organizaciones.

A su vez, el software de procesos de negocio debe incorporar informes detallados que contribuyan a una mejor toma de decisiones.

Control de riesgos

El uso de metodologías como AMFE o AMEF (Análisis de Modo y Efecto de la Falla) permiten a las organizaciones evaluar sus riesgos y evitar las consecuencias de que esos riesgos se produzcan.

En este contexto, un software de gestión de procesos de negocio es una herramienta que permite identificar posibles errores o fallos, clasificar y asignar los riesgos y poner en marcha y hacer seguimiento de acciones de prevención y corrección.

Software GRCTools

Entre los procesos de negocio que un software debe automatizar también se encuentra la posibilidad de integrar distintos Sistemas. Una plataforma que permita gestionar de manera conjunta los controles, formación, indicadores, auditorías, acciones de mejora, gestión de la documentación de todos los procesos de la organización.

GRCTools aporta todas estas herramientas de gestión de negocio y muchas más aplicadas a necesidades de gestión de procesos concretas. Contacta con GRCTools y uno de nuestros consultores expertos te ayudará a optimizar la gestión de tus procesos.