Etapas para realizar el diseño de un Balanced Scorecard

Balanced Scorecard

Durante el post de hoy vamos a ver todas las etapas necesarias para diseñar un Balanced Scorecard. Además, puede resultar interesante que también leas el post ¿Para qué sirven y cómo se implantan los indicadores de calidad?

Etapa 1: Preparación del mapa estratégico

En primer lugar, para diseñar el Balanced Scorecard de una empresa es necesario preparar el mapa estretégico principal. Si la empresa atiende mercados diversos y cuenta con una oferta grande de productos y servicios, puede contar con un mapa estretégico sobrecargado y difícil de analizar y explicar. Por lo tanto, se puede optar por desarrollar mapas estratégicos por unidad de negocio.

Por lo tanto, la construcción del mapa estratégico se lleva a cabo para diseñar o revisar toda la estrategia. Más bien es indispensable que sean los principales directivos de la empresa quienes realicen esta tarea. Se puede buscar apoyo metodológico si se considera necesario, además, lo que no puede fallar es la presencia de los ejecutivos principales.

Teniendo en cuenta el aspecto central a la hora de diseñar un buen mapa estratégico es que quien modera la reunión tenga la capacidad de realizar preguntas que lleven a definiciones importantes. Parece que, esta tarea ayuda sobremanera contar con una relación de preguntas para el análisis estratégico, previamente trabajadas. Además, dichas preguntas pueden irse complementado con otras que vayan apareciendo en la medida que se lleva la discusión hacia aspectos más específicos.

El siguiente cuadro refleja una lista inicial de preguntas que pueden ser utilizadas sobre todo en el proceso de desarrollo de un mapa estratégico. También sirve tanto para empresas como para instituciones de gobiernos o sin fines de lucro.

Resultados

Es importante notar que el diseño del mapa estratégico parte de los resultados de nivel superior, es decir, los financieros o del cumplimiento de los resultados de las empresas. A continuación deberá identificar los objetivos de los clientes y el mercado o de los grupos de interés, los objetivos relacionados con los procesos y, finalmente, terminar con los objetivos de aprendizaje y crecimiento. Las preguntas deben ir apareciendo en el orden establecido en el recuadro líneas arriba o, lo que es lo mismo, iniciando por los efectos para ir descendiendo hacia las causas.

Con respecto al formato de diseño o dibujo del mapa estratégico se puede decir que no existe una regla única para su preparación. Por ejemplo:

• Para representar los objetivos se pueden utilizar círculos o recuadros.
• Respecto a las fechas que simbolizan todas las relaciones causa-efecto, en ciertas oportunidades se utilizan numerosas flechas para relacionar los objetivos mientras que en otras ocasiones se prefiere colocar sólo flechas referenciales para enlazar más de un objetivo.

Etapa 2: Desarrollo del tablero de control

Una vez que el mapa estratégico se encuentra diseñado se puede iniciar la construcción del tablero de control, el mismo que comprende los objetivos, indicadores, metas, planes de acción y presupuestos derivados de la estrategia definida. Por lo tanto, podemos ver cuáles son los componentes del tablero de control:

• Objetivos. Es importante señalar que se debe representar, en esencia, lo mismo.
• Se debe definir cuando menos un indicador para cada objetivo. No es posible contar con un objetivo que no contenga, por lo menos, un indicador.
• Metas. Se debe introducir una meta por cada indicador. Las metas reflejan el nivel de desempeño esperado en la escala de cada indicador.

Etapa 3: Despliegue del Balanced Scorecard a nivel de unidades

Una vez diseñado el mapa estratégico y el tablero de control principal, la siguiente tarea consiste en desplegar el Balanced Scorecard en las diferentes gerencias. Por lo que, sólo se requiere repetir el proceso a nivel de cada unidad. Además se deben hacer algunos ajustes relacionados con los nombres de las perspectivas, que pueden reflejar en muchos casos la misión de la unidad antes que el tema financiero.

Etapa 4: Despliegue del Balanced Scorecard a nivel de las personas

Finalmente, también es posible continuar con el despliegue del Balanced Scorecard hasta hacerlo llegar al nivel individual. Por lo tanto, la construcción del Balanced Scorecard para cada colaborador podría estar relacionada con respuestas a las siguientes preguntas:

• ¿Cuál es la contribución específica de cada persona en los resultados de la empresa?
• ¿Cómo puedo medir dicha contribución?
• ¿Qué niveles de desempeño son los esperados para cada indicador escogido?
• ¿Qué acciones clave debe llevar a cabo la persona que consigue alcanzar sus objetivos y metas?

Software para Balanced Scorecard

ISOTools Excellence es una solución en la nube que optimiza la gestión estratégica. El software Balanced Scorecard de ISOTools Excellence, dispone de una aplicación básica para el aterrizaje de la estrategia en el día a día de la organización. Es especialmente relevante la aplicación de Reuniones de Análisis Estratégico permite que los distintos comités estratégicos definidos puedan establecer reuniones de preparación de la información y reuniones de análisis. La aplicación aporta la información básica para los distintos momentos de análisis.  Además, permite a los responsables de los comités establecer a partir de los resultados, del análisis y de las conclusiones, un plan de acción para los casos en los que los resultados de las acciones no sean los esperados.