¿Cómo se gestiona el tiempo en los proyectos?

Gestión de tiempo en Proyectos

Cuando llevamos a cabo proyectos, una de las principales cosas debes hacer es realizar la planificación de todas las cosas que suceden o intervienen el proyecto.

No es solo importante describir los objetivos, conocer con exactitud de los recursos necesarios, diseñar actividades, además, es primordial la importancia que tiene gestionar el tiempo y conocer el cronograma.

La gestión del tiempo es una de las áreas de conocimiento que planifica la gerencia de proyectos, debido a que todo el proyecto se encuentra ligado a diferentes fechas de entrega que se deben cumplir para poder ejecutar lo que se ha propuesto de manera inicial.

Es necesario que se planifique cada una de las actividades y distribuir el tiempo de forma eficiente y por supuesto, es necesario tener en cuenta cualquier imprevisto que pueda surgir. Esto es un aspecto que se debe prestar atención en la gestión de los proyectos.

La mayoría de veces, la gestión del tiempo, sus herramientas y técnicas, consiste en elaborar un cronograma o gestión de cronograma. Esto es un plan secundario que se encuentra integrado con las diferentes actividades para desarrollar el proyecto de ejecución. Es necesario visualizar de forma clara y rápida la evolución del proyecto en ejecución. Resulta necesario para visualizar de forma clara y rápida la evolución del proyecto y realizar un seguimiento del mismo, consiguiendo identificar el cumplimiento de los plazos establecidos y tomar decisiones en caso contrario.

Herramientas para elaborar un cronograma en la gestión del tiempo de los proyectos

Hoy en día existen diferentes herramientas o métodos que se pueden utilizar para realizar un cronograma, existen software que ayudan a la elaboración de los proyectos. Los más utilizado son:

Método CPM:

El nombre corresponde a sus siglas de Critical Path Method, pero también es conocido como método de la ruta o camino crítico. Las herramientas nos ayudan a detectar la ruta mucho más corta para ejecutar el proyecto en general.

Diagrama PERT:

Sus siglas en inglés Proyect Evaluation and Review Techniques, esta herramienta permite identificar la relación que existe entre diferentes actividades y las relaciones entre cada tarea y así calcular el inicio y final de cada actividad. La herramienta se utiliza por proyectos complejos.

Diagrama de Gantt:

Es una herramienta mucho más popular en la gestión de proyectos, ya que proporciona una visión general de uno o diferentes proyectos, para llevar a cabo el seguimiento de la planificación de actividades del proyecto. Esta herramienta sirve para cualquier tipo de proyecto y muestra diagramas que permite ver los pasos que existen para finalizar un proyecto.

¿Cómo elaborar un Cronograma?

Cuando se elabora un proyecto se buscan herramientas que nos faciliten la gestión del riesgo.

1. Recopilar información

Para elaborar el cronograma debemos tener información muy importante como: inicio y fin del proyecto, alcance del proyecto, recursos necesarios, entregas pactadas y posibles tropiezos o limitaciones.

2. Identificar oportunidades

Una vez analizada la información, se organizan las actividades ofreciendo un grado de prioridad a cada una y así poder planificar cada una de ellas con el fin de poner en riesgo el proyecto.

3. Secuenciar las actividades

Es necesario hacer una secuencia de las actividades, ya que algunas de ellas no se pueden ejecutar hasta que otras se lleven a cabo, y así mismo habrá algunas que se podrán ejecutar de forma simultánea.

4. Establecer los recursos necesarios para cada actividad

El tema no es solo cuanto vamos a gastar, también debemos saber que personas y materiales necesitamos para la ejecución de cada actividad.

5 Estimar el tiempo para cada actividad

Una vez se define la actividad se debe estipular el tiempo de duración.

6. Distribuir las actividades

Los equipos de trabajo formados dentro del proyecto o las personas que se encuentran involucradas deben hacerse responsables de cada actividad estipulada.

7. Seguimiento del cronograma

Después de haber elaborado el cronograma, este debe ser revisado de forma constante para seguirlo o hacer los ajustes necesarios.

Software de Gestión de Proyectos

La Plataforma Tecnológica GRCTools automatiza la gestión de proyectos, simplificando su implantación y mantenimiento. Está constituida de una serie de módulos que son flexibles con el fin de adaptarse a cada organización. Permite mejorar la agilidad de los procesos de las organizaciones y aporta mayor accesibilidad a la información.