Herramientas indispensables en Business Intelligence

Business Intelligence

En la era de la información, el Business Intelligence se convierte en una de las herramientas fundamentales para la estrategia de cualquier empresa.

Es más, mediante el análisis, recopilación y transformación de toda la información en forma de datos, se genera un conocimiento que permite a las organizaciones tomar decisiones vinculadas a mejores estrategias de negocio.

En este sentido, herramientas tecnológicas como GRCTools, son de gran ayuda.

Es decir, como primer paso para el Business Intelligence es preciso la elaboración de un mapa de procesos en el que incluir, para cada uno de ellos, marcos estratégicos, operativos y de soporte que deben cumplir.

Para la generación de este punto del Business Intelligence, disponer de un software se hace realmente necesario, si la intención es no perder demasiado tiempo y disponer de la información correspondiente a cada proceso en tiempo real.

De esta manera, los datos que se obtienen son los ideales para conocer los puntos débiles y fuertes de la organización, de manera que se podrá elaborar una estrategia adaptada exactamente a la realidad de la empresa, sin dejar atrás ninguna información vital.

Business Intelligence como eje para las estrategias

Mediante las técnicas empleadas con las herramientas del Business Intelligence, el aumento del rendimiento o de su competitividad está a la orden del día.

Es más, es posible considerar todos los datos, pasados, presentes y futuros que se hayan almacenado en la base de datos y los que sean proporcionados en tiempo real, y realizar una estrategia empresarial fiel a la realidad de la empresa.

En este caso, el software GRCTools permite la escalabilidad de los datos en entornos como la nube, manteniéndolos ordenados, actualizados y centralizados gracias a aplicaciones como el gestor documental.

Con el gestor documental, es posible mantener todos los datos, información y documentos generados, de manera ordenada, actualizada y disponible.

Destacar además, el auge del “internet de las cosas”, ya que permitirá incluir como datos, las experiencias de los usuarios con los productos y servicios ofertados por las empresas.

Así, mediante el  Business Intelligence se producen grandes avances en cuanto al uso de los datos y la información, lo cual hace casi indispensable el manejo de software como GRCTools, para poder gestionarlo mediante la automatización.

En este sentido, el Big Data para el tratamiento de grandes volúmenes de datos, también es un aporte esencial.

Herramientas de Business Intelligence

Con la gran cantidad de datos que se generan en las empresas, la gestión y tratamiento eficaz y efectivo de los mismos a través de gestión manual es, siempre que se quiera ser realista, prácticamente imposible.

Es por ello, que se hace imprescindible la implementación de herramientas como GRCTools, que le permitan desarrollar estrategias precisas, realistas y acordes al contexto de la organización y sus objetivos.

Además de ello, también existen diversas herramientas de tipo metodológico altamente recomendables, como los la lluvia de ideas, el diagrama de Pareto (o de causa y efecto) o los diagramas de flujo para la representación de los procesos.

La gestión de los datos en Business Intelligence

Por norma general, la manera en la operan estas herramientas con base tecnológica, está basada en sistemas complejos con datos de tres fuentes, como son los sistemas de producción, datos económicos o la información de origen interno o externo y vinculada a la empresa o su contexto.

Para realizar el tratamiento de los datos, independientemente de cual sea su origen,  se pueden establecer tres procesos:

• Extracción.
• Transformación.
• Carga o proceso ETL (extraer, transformar y cargar)

De este modo, se perfilan y homogeneizan los datos y pueden cumplir su función como generadores de información real y efectiva que será considerada en el proceso de toma de decisiones.

Fundamental, que los datos utilizados en Business Intelligence sean exactos, fiables, consistentes, relevantes y muy precisos.

Fases para la implementación del Business Intelligence

No obstante, no es suficiente con recopilar datos  útiles y de calidad o de manejar diversas metodologías o tecnologías para su tratamiento.

Para que la implementación del Business Intelligence tenga éxito, se hace necesario seguir una serie de pasos o fases, que se van a desarrollar en este apartado de manera sucinta.

En estas fases, se planifica cuál será el proyecto y los objetivos que se persiguen, se estipularán los equipos de trabajo necesarios y se analizarán los datos para incorporarlos al proceso de toma de decisiones.

Posteriormente, se podrá realizar el seguimiento y control de todas las acciones implementadas.

Planificación y objetivos

En esta fase, se tienen en cuenta tres aspectos:

• Cómo deben ser los objetivos, de manera detallada y concreta.
• Cuáles serán los recursos que se van a necesitar, tanto humanos como materiales.
• Qué costes tendrá y los plazos que se deben establecer.

Diseño de equipos de trabajo

Para que el proyecto funcione, saber quién formará parte de los equipos de trabajo y sus roles y responsabilidades es fundamental.

Entre las características que son necesarias se pueden mencionar la motivación, la experiencia, proactividad y conocimientos en materia de tratamiento de datos.

Pero sobre todo, para que el proyecto de Business Intelligence tenga éxito, es importante que las personas que lo conformen sean profesionales que provengan de los departamentos sujetos a mejora.

Ejecución y puesta en marcha

En esta fase, se toman los datos y la información generada para la toma de decisiones. Al respecto, los sistemas avanzados de análisis se basan en tres puntos:

• Mejorar la calidad en todos los procesos sujetos a mejora, optimizándolos en efectividad y eficacia.
• Incrementar la eficiencia del negocio.
• Fomentar la revisión de los procesos, reparto de tareas y optimización de recursos.

Seguimiento y evaluación

Finalmente, es preciso que se realice la medición de los resultados de las mejoras implementadas a través del proyecto de Business Intelligence y, de ser necesario, establecer acciones correctivas.

Software GRCTools

Como se ha mencionado a lo largo del artículo, el Software GRCTools es una herramienta fundamental para el desarrollo de estrategias a través del Busines Intelligence.

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