Elementos clave del control interno

Control Interno

Alcanzar los objetivos marcados por la organización depende de que todo marche conforme a lo planificado y cada área y parte implicada cumpla con su cometido. Solo de esta manera, si algo no marcha bien, se podrá ajustar para reducir el gap entre lo previsto y la realidad.

Para conseguir este grado de alineamiento y eficacia es necesario establecer los mecanismos necesarios, de forma que ante una mínima desviación se pueda responder de forma rápida y no perder tiempo y recursos que serán necesarios para llevar la organización hacia su visión.

Para ejercer esta labor existe el Sistema de Control Interno en la empresa.

¿Qué es el Control Interno?

El sistema de Control Interno son todas aquellas áreas y funciones que se establecen para asegurar que cada proceso se cumpla de acuerdo a lo que se estableció como necesario para el cumplimiento de los objetivos y el avance hacia la visión organizacional.

El Control Interno puede referirse a tantas áreas como necesite la organización, sin embargo, su auténtico potencial se alcanza cuando la totalidad de los procesos se someten a esta labor de control, asegurando así que todo marcha en sintonía hacia los objetivos marcados.

En resumen, su función es asegurar el buen aprovechamiento de los recursos de la organización.

¿Por qué es necesario el Control Interno?

Cuando una organización recién comienza su actividad con pocos recursos y una actividad limitada es fácil ejercer control sobre las actividades que se realizan; sin embargo, cuando la organización crece este control se va tornando más y más complejo hasta alcanzar el límite de capacidad de atención de los responsables. Cuando esto pasa comienzan a suceder errores, desperdicios y malas decisiones, con lo cual la eficiencia de los recursos empleados disminuye y es necesario implementar un Sistema de Control Interno que ayude a alinear y mantener el aprovechamiento de los recursos.

Estos problemas se incrementan cuando el crecimiento de la organización es rápido, ya que en ocasiones no hay tiempo de optimizar procesos y procedimientos al nuevo ritmo de producción o servicio. Cuando esto ocurre, es fácil también que procesos que eran eficientes con un nivel de actividad se vuelvan extremadamente ineficientes al incrementarla.

El control interno busca establecer los procedimientos necesarios para que esto no llegue a pasar y su función se centra en asegurar el buen aprovechamiento de los recursos en términos de equilibrio entre eficiencia, eficacia y productividad.

Elementos clave del Control Interno

Para conseguir un Sistema de Control Interno efectivo será necesario contar con una serie de puntos clave:

Cultura de control interno:

Posiblemente, el más complejo de conseguir, ya que implica que las personas interioricen los principios del control interno y ellos mismos se impongan la disciplina necesaria para que todo lo que depende de ellos mismos marche correctamente.

Por otro lado, hay que tener en cuenta que la mayoría de las personas no aceptan bien que los mecanismos de control hacia su labor, por lo que será necesario que se interiorice y todos los integrantes de la organización tomen conciencia de control.

También ayudará que se comuniquen y compartan valores de integridad y ética, así como compromiso.

La estructura jerárquica clara y definida es de gran importancia, así como la definición y puesta en práctica de políticas y procedimientos en materia de recursos humanos para que todo funcione como debe.

Evaluación de Riesgos:

Todas las organizaciones están expuestas a distintos riesgos y es clave que dentro de la misma se establezcan los mecanismos necesarios para mantenerlos bajo control. Para ello es necesaria una evaluación completa de los riesgos que pueden proceder de distintas vías como cambios en el entorno, nuevas tecnologías, entrada de competidores, modelos de negocio emergentes, cambios en la demanda, complejidad de las operaciones…

Información y comunicación:

Otra de las partes fundamentales del control interno. Si no se conocen y se comparten los controles, servirá de poco todo el esfuerzo. Las vías de comunicación pueden ser variadas, pero se debe cumplir la máxima de asegurar que todos los integrantes de la organización los conocen, aceptan y serán capaces de seguirlos en la medida que les corresponda.

Actividades de control en la organización:

Es necesario establecer los procedimientos a seguir en las operaciones de control interno de forma que quede definido todo lo necesario para su identificación, ejecución, evaluación y mejora, teniendo en cuenta que estos pueden ser de carácter preventivo, de detección o incluso correctivos una vez detectado un incumplimiento.

Supervisión y monitorización:

El sistema de control interno también debe ser revisado y monitorizado para garantizar el buen funcionamiento y que este se mantiene eficaz a pesar de los posibles cambios que se puedan producir.

Software de Control Interno GRCTools

Para llevar a cabo todo el proceso y contar con los elementos clave del control interno efectivo se hace necesaria la gestión de una gran cantidad de información y trámites que, sin la automatización correspondiente pueden llegar a hacer del sistema de control interno algo ineficiente que implique más recursos de los que evita perder.

Por este motivo, contar con un Software de Control Interno como GRCTools facilita la gestión y mejora el nivel de cumplimiento, maximizando las oportunidades de que cualquier organización llegue a alcanzar sus objetivos.