Tipos de Control Interno que deberían existir en tu organización

Tipos de Control Interno

Una organización sin un buen sistema e control interno tendrá muy difícil alcanzar sus objetivos de forma eficiente ya que siempre existen focos donde los recursos empleados superan lo previsto o donde no se está haciendo el suficiente esfuerzo para hacer crecer el negocio.

Cuando no se ponen los medios necesarios para que las cosas pasen y se ejerce cierta presión al respecto, es habitual que exista un gap entre lo previsto y la realidad. Esto es un efecto directo de no contar con un Sistema de Control Interno y es fácil que podamos detectar los síntomas de que necesitas un sistema de control interno eficiente:

• Falta de una gestión de riesgos eficaz
• No todas las áreas de la organización participan en la gestión de riesgos
• Se cuenta con una cultura organizativa inmadura
• Existe falta de análisis y estrategia
• La administración y control no está en manos de profesionales
• Falta de orientación financiera a largo plazo
• Liderazgo no definido o inexistente

Incluso si dispone de un sistema de control interno, si este se toma como un fin y no como un medio con el que alcanzar las metas estratégicas, está ante un síntoma de que necesita mejorar urgentemente la organización.

¿Por qué el Control Interno?

El control interno ayuda sobremanera a cuidar de la organización y velar por que los objetivos estratégicos lleguen a alcanzarse o, al menos, se aproxime a ellos de forma eficiente. En cualquier caso, contar con los mecanismos de control apropiados para velar por el buen funcionamiento de la organización siempre hará que todo marche mejor si se gestiona de forma eficaz. Para que sea eficaz el sistema de control Interno necesitará en primer lugar cumplir con su cometido y, en segundo lugar, no suponer una carga administrativa si no un apoyo para el resto de áreas de la organización.

Tipos de control interno

En función de donde apliquemos y el objetivo con el cual se defina y ejecute el control, puede atener a distintas tipologías:

Control de carácter preventivo:

Este es el primero de los tipos de control interno y podría decirse que se trata del primer nivel de protección del Sistema de Control Interno. Se aplica cuando lo que queremos es prevenir una serie de riesgos o errores, del origen que sea, por ejemplo el riesgo de fraude o un error que pueda dar lugar a la pérdida de activos o desperdicio de recursos .

En este sentido, una de las herramientas de control sin la cual el resto no tendrán sentido, es una definición firme de la organización, códigos de conducta y objetivos, de forma que cada persona tenga claras las reglas del juego, el entorno sobre el que va a desempeñar su labor. Tras esto, es clave que tanto el puesto de trabajo como las responsabilidades estén definidas y claras, minimizando así un posible error en las funciones de la persona o que se dejen de realizar ciertas labores clave por no tener claro su responsable o el grado de ejecución esperado.

Control de detección:

En ocasiones los controles preventivos no consiguen detectar un error y este se produce, o una determinada persona opera con mala fe saltándose los controles preventivos y llegando a cometer, por ejemplo, un fraude o cualquier otra irregularidad.

Para detectar estos errores y ser capaces de subsanarlos están los controles de detección que pueden ser a su vez de distintos tipos en función del ámbito en el que apliquen. Pueden ir desde un recuento de inventario hasta la comprobación aleatoria de movimientos económicos. Pueden hacer foco en la supervisión, revisión de registros ya generados, auditorías de otros sistemas o comprobaciones de integridad.

Sobre todo en este ámbito la carga de trabajo que supone el control interno puede ser de gran envergadura por lo que casi con total seguridad será necesario el empleo de un software que automatice estos procesos de revisión y otorgue resultados de las mismas.

Control Correctivo.

Si se detecta un error, fraude, o discrepancia, será necesario evaluar la causa por la que el control preventivo llegó a fallar o fue saltado y establecer las medidas necesarias para que que no vuelva a suceder y, al mismo tiempo, determinar los indicadores por los cuales detectar este error durante el monitoreo antes de que se repita..

Software GRCTools para Control Interno

Para la gestión eficaz del Control Interno de la organización, en función del tamaño de la misma, será necesario el uso de un software de gestión que permita la definición del sistema, teniendo en cuenta todos los procesos de la organización, establecer los indicadores acerca de su eficacia, los mecanismos de control, sus responsables y la eficacia de los mismos, así como lo necesario para mejorar de forma continua los controles y por tanto su eficacia.

GRCTools provee a las organizaciones de las herramientas necesarias para definir y gestionar de forma eficaz un Sistema de Control Interno, automatizando los procesos necesarios para ejecutarlo y obtener resultados de forma eficiente. Puede solicitar información en este enlace.