Buenas prácticas en la gestión de Compliance

Gestión de Compliance

El compliance (cumplimiento), es la práctica de adherirse al marco legal y regulatorio que ha sido establecido por un gobierno u organización. Existen un conjunto de reglas y regulaciones que rigen cómo operan las organizaciones dentro de su industria. Estas tienen como objetivo garantizar que las organizaciones cumplan con la ley mientras operan dentro de su industria. Los estándares de cumplimiento los establecen las propias empresas, pero también dependen de agentes externos, como agencias gubernamentales u organismos reguladores, para hacerlos cumplir.

La ley de cumplimiento regula cómo las empresas realizan negocios con clientes, empleados, proveedores y otras partes interesadas para cumplir con requisitos específicos. Por ejemplo, las normas de cumplimiento pueden exigir que una empresa proporcione un seguro de salud a los empleados que trabajan más de 40 horas a la semana; esas regulaciones serían aplicadas por una agencia como el Ministerio de Trabajo en España o alguna otra entidad que tenga autoridad sobre estos asuntos dentro de su jurisdicción.

El hecho de no tener un proceso de control del cumplimiento puede traer consecuencias de extrema gravedad para la organización, no solo económicas, también de pérdida de negocio, imagen corporativa, reputación o apoyo de accionistas y otras terceras partes que son necesarias para la continuidad de la organización. Esto hace que las organizaciones deban establecer estrategias para conseguir un cumplimiento excelente tanto en el ámbito legal como normativo. En este sentido, seguir una serie de buenas prácticas será de especial utilidad.

Buenas prácticas relacionadas con el cumplimiento

1. Crea una estructura de datos común

El primer paso para evitar riesgos por cumplimiento es construir una estructura de datos común. Una estructura de datos común es una base de datos que contiene toda la información relevante para los esfuerzos de cumplimiento normativo de una organización. Esto incluye información sobre regulaciones, cambios que pueden ocurrir y prácticas generales de gestión de riesgos. Para ello será de especial utilidad contar con un software que permita una gestión excelente de matrices de riesgos, incluido el legal.

2. Rastrea los cambios regulatorios

Una vez que tengas construida su estructura de datos común, es hora de comenzar a rastrear los cambios regulatorios. Los reguladores cambian constantemente las reglas para asegurarse de que las empresas aprovechen al máximo sus oportunidades comerciales y al mismo tiempo cumplan con las regulaciones. Al realizar un seguimiento de estos cambios y asegurarse de que se reflejen en su estructura de datos, puede evitar multas costosas en el futuro al mantenerse a la vanguardia del juego.

3. Seguir un enfoque de cumplimiento basado en el riesgo

Gracias al pensamiento basado en riesgos y el empleo de metodologías de gestión de riesgos (de incumplimiento, en este caso) será de mucha utilidad y ayudará a tener controlados todos y cada uno de los potenciales riesgos de cumplimiento, establecer planes de acción para su tratamiento y controlar el estado en cuanto al grado de cumplimiento del requisito legal o normativo en cuestión.

4. Reporte y administre de manera efectiva problemas, observaciones, casos e incidentes

Que todo esté establecido a la perfección no significa que evites completamente el riesgo, para eso también hay que hacer un seguimiento y establecer los controles necesarios. Para su operación es clave que se haga de forma sistémica y siguiendo un ciclo de mejora continua. 

5. Gestionar compromisos regulatorios de manera sistemática

También deberás gestionar de forma sistemática los compromisos normativos para que la organización siga de forma coherente las leyes y normativas.

6. Ayúdate de un marco de trabajo eficaz.

Existen diversas metodologías y marcos de trabajo para la gestión de riesgos y específicamente, la ISO 37301 es la indicada para levantar un Sistema de Gestión de Compliance eficaz y con enfoque en la mejora continua, algo de lo que otros marcos de trabajo carecen.

Software de gestión Compliance ISO 37301

Implementar un sistema anticorrupción y aplicar una lista de verificación para un sistema de compliance como esta resulta mucho más fácil si se cuenta con una herramienta tecnológica avanzada que estructura el sistema y facilita cada tarea.

Así lo hace el  Software Compliance de ISOTools específicamente diseñado para abordar cada componente de un sistema antisoborno con éxito. Esta solución ofrece funcionalidades apropiadas, por ejemplo, para una gestión óptima de los ciclos de tareas y flujos de documentación, para la aplicación ágil de la debida diligencia o para alentar la denuncia a través de canales que protegen el anonimato y facilitan las investigaciones

Conozca más sobre esta solución preguntando a uno de nuestros asesores.