BPR (Business Process Reengineering): procesos y mejora continua

BPR

En un entorno cada vez más competitivo, las organizaciones competitivas emplean gran parte de sus recursos en la optimización de procesos de negocio con el fin de ser más eficientes, rentables y con ello contar con más capacidad para aportar valor al cliente.

Existen una gran cantidad de metodologías para la mejora de procesos y quizás la más conocida sea el Ciclo PHVA o las metodologías Lean que han proliferado en los últimos años, sin embargo, existen más opciones igualmente válidas y con enfoques parecidos para alcanzar una eficiencia cada vez mayor.

La reingeniería de procesos es una de las más utilizadas por las organizaciones en la búsqueda de la mejora continua.

¿Qué es BPR o Business Process Reengineering?

Se trata de una metodología que busca una mejora radical en el rendimiento empresarial en busca de la máxima eficiencia mediante el rediseño completo de los procesos que aportan directamente e indirectamente al cliente.

Al igual que otras metodologías de mejora continua, se basa en la búsqueda de la simplicidad y la eficiencia, rediseñando si es necesario totalmente un proceso o una dinámica de trabajo para conseguirlo, siendo en este punto donde se diferencia del resto.

Sus autores, Michael Hammer y James Champy apostaban por el rediseño radical y afirman que en esa radicalidad es donde está la clave para la mejora.

¿Mejoras radicales o mejoras paso a paso?

Es posible que muchos lectores no comparten el concepto de radicalidad en el cambio, pero, antes de emprender un proceso de mejora, sería importante reflexionar acerca de cómo llegó el proceso actual a ser como es.

En muchas empresas, sobre todo aquellas que están comenzando con la mejora continua, se puede ver como el proceso actual simplemente se ha ido conformando solo, fruto de agregar actividades y subprocesos (muchas veces con poco orden). El resultado es un proceso anticuado, lleno de desperdicios y con muchas posibilidades de ser un cuello de botella para otros procesos.

En estos casos, el pensamiento de cambio radical, de reingeniería de procesos o Business Process Reengineering sí comienza a tener sentido.

Obviamente, no es algo para aplicar en el día a día, sino un punto de partida oportuno cuando los procesos de una organización cumplen con algunas de estas características:

Las premisas sobre las que se formaron ya no existen o han cambiado.

No se ha formado el proceso conforme a unos objetivos concretos, sino que ha ido creciendo de forma “autónoma” sin criterio.

Las tecnologías de las que se sirve han quedado obsoletas y existen otras más eficientes y completas.

El proceso ha pasado a ser un cuello de botella para otros y es necesario actuar para que el resto fluya correctamente.

Aplicación a la gestión de la calidad

Los proyectos de mejora en los procesos se basan en la mejora incremental que se consigue paso a paso mediante ciclos de mejora continua, por ejemplo, con el ciclo PDCA, sin embargo, la Reingeniería de Procesos nos habla de mejoras radicales, de repensar el proceso por completo como si de un papel en blanco se tratara. No se basa en la mejora sino en el replanteamiento completo.

En este sentido, no sería una mejora continua, se trata de “volver a empezar” y aplicar la mejora continua a este nuevo proceso reinventado.

No son, por tanto, excluyentes sino complementarios, ya que cualquier proceso replanteado al 100% necesitará posteriormente de un programa de mejora continua para conseguir la eficacia completa y alcanzar los objetivos marcados.

Alineación con la estrategia de negocio

La Reingeniería de Procesos (no confundir con reestructuración o recortes de plantilla) siempre debe estar 100% alineada con la estrategia de negocio porque, en muchas ocasiones, esta reingeniería, parte de proyectos de transformación digital, de acceso a nuevos mercados para los que la organización debe prepararse o incluso cambios en la propuesta de valor.

En cualquier caso, teniendo en cuenta los costos asociados a la reingeniería de procesos, que pueden ser muy elevados, será necesario un objetivo claro para que esa inversión pueda recuperarse correctamente.

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