PDCA también en la planeación estratégica. Cómo adaptarse al cambio.

PDCA

La estrategia organizacional, como hemos comentado ya en este blog, si bien debe mantener una línea estable, ha de ser algo vivo y capaz de adaptarse a los cambios constantes de los entornos cambiantes que encontramos.

Balanced Scorecard es el marco organizativo por excelencia para dibujar, implementar y hacer el seguimiento continuo de la estrategia organizacional a todos sus niveles. Incluso después de tantos años desde su publicación sigue siendo uno de los más utilizados por organizaciones de todo el mundo.

Se trata de una forma eficaz de traducir la estrategia de la organización a perspectivas e indicadores que sean fácilmente entendibles para cualquier persona y ayude a comprobar el grado de avance o cumplimiento que existe hacia los grandes objetivos organizacionales y, mediante los indicadores establecidos, tomar decisiones para maximizar el avance hacia la consecución.

Ante entornos cambiantes como los que vivimos actualmente se hace imprescindible dar un paso más. Las organizaciones necesitan mejorar continuamente su estrategia organizacional y para ello, una de las prácticas más utilizadas es el ciclo PDCA.

Fases de la Planeación Estratégica

Un proceso de planeación estratégica pasa por varias etapas. De forma general podemos hablar de:

• Análisis del entorno y creación de la estrategia.
• Creación del plan estratégico.
• Alineación de la organización.
• Planificación de operaciones.
• Evaluación de la estrategia.
• Adaptación de la estrategia.

Podemos ver como se trata de un ciclo, orientado hacia la adaptación y mejora continua de la estrategia organizacional gracias a un constante proceso de medición, evaluación, adaptación, comunicación y ejecución.

Si lo traducimos a las etapas del proceso de mejora continua podríamos hablar de:

Plan:

En esta fase podemos incluir el análisis interno y externo de la organización, la decisión de la estrategia a seguir en función de este análisis, la creación de un plan estratégico que tenga en cuenta los recursos actuales y la brecha con los necesarios y la alineación de la organización mediante la comunicación necesaria para transmitir adecuadamente objetivos, propuesta de valor, cultura organizacional, valores, procesos y procedimientos a cada persona implicada.

La comunicación y la alineación de la organización con la estrategia cobra aquí un papel especialmente esencial ya que por muy bueno que sea el análisis previo y el plan estratégico, son las personas las que deben ejecutarlo correctamente y aportar valor.

Do:

La estrategia en toda su dimensión debe ser ejecutada y contar con avances en las distintas líneas estratégicas. En la ejecución incluiríamos la fase de planificación de operaciones en la que se implementarán los procesos críticos para el éxito de la estrategia y las operaciones que para ello sean necesarias. Es importante durante esta fase establecer también los sistemas de medición apropiados para que el proceso de planeación estratégica no quede estancado en la siguiente fase.

Check:

No existe una receta perfecta en la estrategia organizacional y tampoco una ejecución sin fallas ya que finalmente son personas las que ejecutan esta estrategia, por ello es fundamental establecer los procesos de control y ejecutarlos de forma sistemática para evaluar el grado de ejecución y como esta ejecución está ayudando al avance de la organización hacia los objetivos por medio de las líneas estratégicas planteadas.

En la etapa de medición y chequeo será importante también no estudiar únicamente los indicadores y tener en cuenta el feedback de cada área o departamento.

Una estrategia puede estar avanzando correctamente y generar otros problemas y conflictos que no se tuvieron en cuenta durante la planeación. Para detectarlo, dentro de los procesos y procedimientos de medición se deberán programar reuniones periódicas de análisis con los responsables de área y otras partes interesadas.

Act:

De las mediciones y el feedback aportado se extrae una gran cantidad de información, tanto cuantitativa como cualitativa y con ella será fundamental tomar las medidas apropiadas para fortalecer aquello que no esté avanzando como debería, solventar los problemas que pudieran surgir de la aplicación de la estrategia y aliviar las tensiones generadas en cada punto de la cadena de valor.

Los ajustes pueden ser referentes a ciertas operaciones o pueden ser más profundos y afectar a la dirección de la estrategia organizacional.

Adaptación de la estrategia

Recordemos que las decisiones en materia de planeación estratégica, si bien deben ser ágiles y permitir una rápida adaptación a los cambios en el entorno, han de ser meditadas y analizadas desde múltiples perspectivas para asegurar que los ajustes impulsarán en la dirección adecuada a la organización.

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El Software GRCTools para la Planificación Estratégica permite reenfocar sus planes de acción ante cualquier cambio, ya que le permite fijar objetivos en bases a análisis de datos reales, y obtener estadísticas de rendimiento y cumplimiento de objetivos antes cualquier cambio.

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