Automatización, la clave para minimizar el riesgo de incumplimiento

Automatización

La gestión dentro de las organizaciones, conlleva la adopción de sistemas que mejoran la efectividad de los procesos, facilitando el flujo de recursos en todas las direcciones y que al implementarlos asocia una serie de requisitos que se deben cumplir, para mitigar fallas que pueden impactar de forma negativa toda la estructura organizacional.

La planificación es uno de los factores claves para lograr el cumplimiento de todos los requisitos antes mencionados; es importante tener claro que la ausencia de planificación da paso a la ocurrencia de riesgos, que de acuerdo a su nivel de criticidad involucra a la organización en sanciones que pueden llegar a afectar la continuidad del negocio.

El papel que tiene la gestión de las partes interesadas en beneficio de la organización, es vital para que se logren los objetivos propuestos y que están enfocados a cumplir los requisitos mínimos de cada sistema, permitiendo que se identifiquen oportunidades de mejora que den un nivel de blindaje ante situaciones inesperadas.

Si bien el papel operativo de los procesos es evolucionar con una metodología de mejora continua, los integrantes del equipo de trabajo deben tener las competencias y habilidades para el desempeño de sus labores; la gestión que involucra el cumplimiento de un aspecto legal y normativo no da el espacio para que se aprenda en la marcha.

Es por esto que las personas, al igual que la organización, deben crecer en conjunto para el beneficio de todas las partes interesadas a largo plazo. El compromiso de la alta dirección con su personal tiene que ser constante y planteado como uno de los objetivos estratégicos en los cuales se debe trabajar, de lo contrario, la organización no avanza al ritmo que lo exige el mercado corporativo.

Hay que aclarar que la organización debe involucrarse en sistemas que le den valor agregado de acuerdo a su actividad comercial, tener un número alto de sistemas hace que el manejo sea confuso si no se consideró cuál es el propósito de tenerlos. El manejo de los sistemas de gestión sujetos a cumplimiento por temas de certificación da reconocimiento, pero al igual pueden dañarla si se incumple.

Actualmente, el mejoramiento continuo en todos los procesos de la organización, ha permitido identificar mecanismos que aportan al desarrollo de herramientas tecnológicas, para programar y ejecutar tareas de forma automática y dar paso a la gestión de otras que requieren tiempo y recursos para su ejecución.

Evaluar continuamente la eficacia de los procesos, permite identificar la necesidad de tener aplicaciones que ejecuten tareas con periodicidades definidas y dar paso al cumplimiento de requisitos normativos y legales de la organización. En el mercado de aplicaciones se encuentran gran variedad de herramientas que ayudarían a la gestión con costos al alcance de todo negocio.

Adoptar aplicaciones para la gestión de la organización no solo requiere recursos financieros, también hay inversión de recurso humano y tiempo para ponerlo en marcha, las herramientas que tengan un grado alto de tecnología permiten hacer una implementación más rápida para quedar en marcha, pero siempre administrada por una persona idónea en el sistema que se quiere hacer la automatización.

La automatización de los sistemas de gestión, es posible con herramientas que se ajusten a la realidad de la organización, de lo contrario, generaría reprocesos que representan perdida de tiempo y recursos. Los cambios que se generan con la implementación deben ser mínimos para que no se genere un nivel alto de resistencia por parte de las partes interesadas y así interrumpir el proceso de puesta en marcha.

Una aplicación tecnológica apoya a los equipos de trabajo a lograr los objetivos propuestos por la dirección, sin embargo, el éxito de su implementación radica en el seguimiento y ajustes que se identifiquen y requiera la aplicación para funciones de acuerdo a lo que se está buscando.

La automatización no solo va de mano con la ejecución de tareas, también debe permitir generar reportes estadísticos para tener mayor interpretación de los datos para la toma de decisiones, la información que recopile la aplicación debe estar disponibles en el momento que se necesiten consultar o descargar.

GRCTools. Software para la automatización de procesos

El Software GRCTools permite la automatización de la gestión de procesos, al centralizar el conjunto de actividades a llevar a cabo en la misma herramienta.

Igualmente, esta plataforma tecnológica, en el caso de que la organización lo requiera, contribuye a la integración de los sistemas de gestión que posea según la normativa ISO.

Si estás interesado en la automatización de algún proceso y desea conocer más sobre nuestro software, puede, desde este momento, solicitar que uno de nuestros consultores, expertos, se pongan en contacto con usted para resolver todas sus dudas al respecto.