Firma electrónica en gestión de incidentes y control operacional

Firma electrónica en gestión de incidentes y control operacional

Las actividades definidas dentro de los procesos se definen de acuerdo al nivel de responsabilidad que debe asumir un cargo o rol. Esto permite clasificar su criticidad con base en el impacto que genera la materialización de un riesgo, sea por falta de un sistema de gestión que permita evaluarlos o por la aplicación de controles que no se alinean al estado real de la organización.

Todo dentro de la organización se debe controlar cualquiera actividad, procesos y/o sistemas de gestión. Esta cadena de responsabilidad inicia desde la ejecución de tareas en la parte operativa. Además, tendrá seguimiento para evaluar si se hace de forma correcta o se identifican fallas que generen incidentes. Cabe aclarar que los seguimientos deben estar a cargo de superiores y no del mismo ejecutante.

Control operacional

Las herramientas de análisis de información de procesos, son denominadas controles operacionales. Permiten identificar eventos asociados a la operación continua de la organización, por medio de la aplicación de metodologías que muestran un panorama completo del comportamiento del entorno, identificando situaciones inusuales y sus cambios en el paso del tiempo.

Dentro de las metodologías de control más utilizadas encontramos las inspecciones. Estas permiten revisar directamente en campo la ejecución de las tareas y si están de acuerdo a los procedimientos documentados. De aquí nace la información que será objeto de consulta por miembros de otros equipos de trabajo, teniendo en cuenta que debe ser clara y legible.

Herramientas del control operacional

La recopilación de información se hace a través de un formato que al ser gestionado se identificara como registro. Este formato aporta una estructura organizada que permite al responsable de la inspección, optimizar los tiempos de aplicación, enfocando las preguntas puntualmente para lograr por parte del responsable de proceso los datos importantes para el análisis en el menor tiempo posible.

Es importante tener la información documentada, sea en medio físico o digital. Sin embargo, debe haber un mecanismo que permita validar su veracidad y autenticidad, para que pueda formar parte de la base de datos de consulta de la organización para todas las partes interesadas.

¿Qué mecanismo garantiza la confiabilidad en la información?

Los incidentes y controles operacionales se constituyen como procesos dentro de la organización. Cada uno cuenta con un responsable, quien debe documentar la ejecución de sus actividades con mayor frecuencia. Al ser procesos de alto nivel jerárquico tiene asociados riesgos de alto impacto negativo.

Los responsables de estos procesos hacen uso de la firma digital para garantizar que la información documentada es real. Cuando se requiere la firma en documentos físicos, solicitud de la firma se establece en un espacio en la estructura del registro. Sin embargo, la firma física tiene gran número de riesgos asociados.

La automatización de los procesos ha llevado a que en la actualidad la firma digital tome fuerza. Este mecanismo permite a los responsables de los diferentes procesos, interactuar en tiempo real sin necesidad de estar en la misma ubicación para validar información. El éxito de la firma digital es posible de acuerdo a los mecanismos de comunicación y transferencia de documentos.

La firma digital tiene riesgos asociados de alto impacto. Al manejarse por medio de plataformas tecnológicas es posible garantizar mayor seguridad. Esto es posible por permitir que los controles se apliquen con mayor frecuencia y en la mayoría de los casos de forma automática, programando la aplicación para que lo ejecute, dejando registro de la ejecución y reportando fallas de funcionamiento.

Es importante para la implementación de mecanismos con el uso de aplicaciones tecnológicas, contar con un aliado confiable que garantice la efectividad de las actividades que se automaticen y reduzcan o eliminen los riesgos presentes en este proceso.

La organización pasa por revisión de sus procesos al momento que se implementan sistemas de gestión. Aquí, un ente certificador asume la responsabilidad o cuando uno por acuerdos comerciales con otras empresas. La revisión por partes interesadas también se aplica con base en el orden definido en una estructura donde uno de los puntos clave es la gestión documental.

Software GRCTools para control operacional

El Software GRCTools es una herramienta fundamental para establecer un programa de control operacional en el cual, se puedan planificar las diferentes inspecciones, según fechas y responsables, y revisar el estado de avance y cumplimiento.

Además, permite configurar diferentes checklists, ejecutables tanto online como offline, que vincula directamente los registros para realizar los análisis.

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