¿Qué es el compliance? Cómo prevenir riesgos normativos en tu negocio

En un entorno de negocios cada vez más regulado y globalizado, las empresas enfrentan la creciente necesidad de asegurar que sus operaciones se ajusten a las normativas locales e internacionales. Esto ha llevado a que el concepto de compliance cobre una importancia crítica, ya que representa un conjunto de prácticas que permiten a las organizaciones cumplir con las leyes y regulaciones aplicables a sus actividades. El cumplimiento normativo o compliance ayuda a mitigar los riesgos normativos, protegiendo a las empresas de sanciones legales, pérdidas financieras y daños a su reputación.

En este artículo, exploraremos el concepto de compliance, el impacto de los riesgos normativos en las organizaciones y las estrategias clave para prevenirlos de forma efectiva.

Riesgos normativos

Los riesgos normativos son los riesgos que enfrenta una organización debido a incumplimientos de leyes, normas y regulaciones. Estos riesgos pueden derivar en sanciones legales, multas, demandas o incluso en la suspensión de actividades comerciales.

El incumplimiento de las normativas aplicables puede tener efectos significativos en una organización, tales como:

• Sanciones financieras: Las multas impuestas por las autoridades regulatorias pueden ser cuantiosas y afectar la viabilidad económica de la empresa.
• Daños a la reputación: El incumplimiento puede deteriorar la imagen de la empresa ante clientes, inversores y socios comerciales.
• Pérdida de licencias o permisos: En algunos sectores, el incumplimiento puede llevar a la suspensión de permisos esenciales para operar.
• Problemas legales: Los riesgos normativos pueden desencadenar demandas legales y procesos judiciales que generen pérdidas de tiempo y recursos.

La gestión de los riesgos normativos permite minimizar estas consecuencias y asegurar que la empresa opere de manera ética y responsable.

¿Qué es el compliance?

Compliance es el conjunto de procedimientos, políticas y prácticas que implementa una organización para cumplir con las leyes, normas y reglamentos aplicables a su sector y operaciones. En otras palabras, se trata de asegurarse de que la empresa y sus empleados operen dentro de los límites de la legislación, manteniendo altos estándares éticos y de integridad.

La función de compliance se encarga de:

• Definir políticas y procedimientos internos alineados con la normativa.
• Monitorear que se cumpla con las normativas legales y éticas.
• Identificar y mitigar los riesgos normativos que puedan surgir en la organización.
• Capacitar y concienciar a los empleados sobre la importancia del cumplimiento.

El compliance es fundamental en industrias altamente reguladas, como la financiera, la farmacéutica y la de tecnología, pero también resulta esencial para cualquier organización que busque protegerse ante posibles sanciones y mantener una reputación sólida en el mercado.

Principales tipos de riesgos normativos

Los riesgos normativos pueden clasificarse en varios tipos, dependiendo de su naturaleza y de la normativa que se deba cumplir.

Riesgos regulatorios

Los riesgos regulatorios están asociados a los cambios en la regulación gubernamental o sectorial que pueden afectar a la empresa. Estos cambios pueden implicar nuevos requisitos en las operaciones, procedimientos o políticas internas.

Ejemplos de riesgos regulatorios incluyen:

• Cambios en las regulaciones financieras que impactan en el reporte contable.
• Modificaciones en la normativa de protección de datos que requieren ajustes en el tratamiento de la información.
• Nuevas leyes ambientales que exigen cambios en la producción o distribución.

Riesgos de cumplimiento contractual

Los riesgos de cumplimiento contractual surgen cuando una empresa no cumple con las cláusulas y términos establecidos en los contratos con sus clientes, proveedores o socios comerciales. Este tipo de incumplimiento puede derivar en multas o en la pérdida de oportunidades de negocio.

Ejemplos de riesgos de cumplimiento contractual incluyen:

• Incumplimiento de plazos de entrega en contratos de suministro.
• Fallos en la entrega de productos o servicios conforme a las especificaciones acordadas.
• No respeto de términos de confidencialidad o exclusividad.

Riesgos de protección de datos

El riesgo de protección de datos está relacionado con la gestión y tratamiento adecuado de los datos personales de clientes, empleados o socios comerciales. Este riesgo se ha incrementado con la entrada en vigor de normativas como el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) en Europa.

Ejemplos de riesgos de protección de datos incluyen:

• Filtraciones de datos personales debido a ciberataques.
• Incumplimiento de los derechos de los usuarios, como el derecho a la rectificación o eliminación de datos.
• Falta de consentimiento informado en la recolección de datos personales.

Riesgos éticos y de integridad

Los riesgos éticos y de integridad están relacionados con las prácticas de negocio que puedan ser consideradas poco éticas o incluso ilegales, como el fraude, la corrupción o el soborno.

Ejemplos de riesgos éticos y de integridad incluyen:

• Prácticas de soborno o corrupción para obtener contratos.
• Manipulación de información financiera.
• Conflictos de interés que afecten la transparencia de las operaciones.

Estrategias para prevenir riesgos normativos

Para evitar los riesgos normativos, las organizaciones deben implementar un enfoque integral de compliance que incluya políticas claras, procedimientos definidos y una cultura organizacional orientada al cumplimiento.

Crear una cultura de cumplimiento

La cultura de cumplimiento es la base para prevenir riesgos normativos. Esto implica que todos los empleados comprendan la importancia del cumplimiento y se comprometan a operar de forma ética y transparente. Para lograrlo, es necesario que los líderes promuevan los valores de cumplimiento y que se realicen capacitaciones constantes para asegurar que todos los niveles de la empresa conozcan y cumplan con las normativas aplicables.

Establecer políticas y procedimientos de compliance

Las empresas deben contar con un conjunto de políticas y procedimientos internos que alineen sus operaciones con las normativas legales y éticas. Estas políticas deben ser claras y accesibles para todos los empleados, y deben abarcar temas como el tratamiento de datos, el cumplimiento contractual y las prácticas éticas.

Monitorear cambios normativos

Las leyes y regulaciones cambian constantemente, por lo que es crucial contar con un sistema de monitoreo de cambios normativos. Esto permite a las empresas adaptarse a nuevas exigencias y evitar el incumplimiento. Contar con un equipo o con herramientas que sigan la evolución de las normativas facilita la implementación rápida de los cambios necesarios.

Implementar auditorías de cumplimiento

Las auditorías de cumplimiento son una herramienta valiosa para identificar posibles áreas de mejora en el cumplimiento normativo. Estas auditorías deben ser realizadas periódicamente por personal interno o consultores externos para asegurar que los procesos de la empresa se ajusten a los estándares legales y éticos.

Automatizar la gestión de riesgos normativos

El uso de tecnología para gestionar los riesgos normativos puede simplificar y optimizar el proceso de compliance en una empresa. Herramientas de software permiten identificar, evaluar y gestionar los riesgos de forma automatizada, ayudando a prevenir posibles incumplimientos y a generar reportes de cumplimiento de forma rápida y precisa.

Beneficios de una buena gestión

La gestión efectiva de los riesgos normativos proporciona a las empresas varios beneficios, entre ellos:

• Reducción de sanciones y multas: Minimiza las probabilidades de incurrir en incumplimientos que generen sanciones.
• Protección de la reputación: El cumplimiento normativo refuerza la confianza en la empresa.
• Mejora en la toma de decisiones: Proporciona un panorama claro de las obligaciones legales y cómo gestionarlas.
• Incremento de la eficiencia: La automatización de tareas de compliance permite a la empresa centrarse en sus objetivos de negocio.

Software de Riesgos Normativos con GRCTools

Para gestionar los riesgos normativos de manera eficiente, las organizaciones pueden recurrir al Software de Riesgos de Cumplimiento de GRCTools. Este software ofrece una solución completa para identificar, evaluar y gestionar los riesgos de cumplimiento, facilitando la toma de decisiones informada y permitiendo el cumplimiento de normativas de manera automatizada y eficiente.

Entre las funcionalidades que ofrece GRCTools se incluyen:

• Evaluación y monitoreo automático de riesgos normativos.
• Alertas de cambios regulatorios para que la organización se adapte rápidamente.
• Gestión de planes de acción para mitigar riesgos detectados.
• Generación de reportes e informes de cumplimiento para auditorías.