Cómo gestionar los riesgos a terceros en obras y proyectos

En la gestión de obras y proyectos, los terceros, como subcontratistas, proveedores o consultores, desempeñan un papel crucial en el éxito o fracaso de una iniciativa. Sin embargo, trabajar con terceros también conlleva riesgos significativos, desde incumplimientos contractuales hasta accidentes laborales o problemas de calidad. Gestionar los riesgos a terceros de manera efectiva es esencial para proteger tanto los intereses de la organización como la seguridad de todos los involucrados.

A continuación, vamos a explorar las claves para gestionar los riesgos a terceros en obras y proyectos. Además, veremos cómo GRCTools, una plataforma Software GRC especializada en la Transformación Digital de Gobierno, Riesgo y Cumplimiento, puede ser un aliado estratégico para optimizar este proceso.

Gestionar los riesgos a terceros

Los riesgos a terceros se refieren a las posibles amenazas que pueden surgir de las actividades, decisiones o incumplimientos de terceros implicados en un proyecto. Estos riesgos pueden incluir:

• Riesgos financieros: Retrasos en la entrega de materiales o servicios que impactan en el presupuesto.
• Riesgos legales: Incumplimiento de normativas legales, como las relacionadas con seguridad y medio ambiente.
• Riesgos operativos: Problemas de calidad o falta de cumplimiento de los plazos establecidos.
• Riesgos reputacionales: Asociarse con terceros que no cumplan con principios éticos o normativas puede dañar la imagen de la organización.

Identificar, evaluar y mitigar estos riesgos es fundamental para evitar interrupciones en los proyectos y garantizar su éxito.

Pasos clave para gestionar los riesgos a terceros

1. Identificación y evaluación de riesgos

El primer paso es comprender los riesgos específicos asociados a cada tercero. Esto incluye:

• Realizar una debida diligencia para evaluar la solvencia financiera, capacidad técnica y antecedentes legales del tercero.
• Utilizar herramientas como mapas de riesgos y listas de verificación para documentar los posibles riesgos.

2. Establecimiento de contratos claros y completos

Un contrato bien diseñado es una herramienta clave para gestionar los riesgos a terceros. Los contratos deben incluir:

• Cláusulas de cumplimiento normativo, como el cumplimiento de normas ISO relevantes (ISO 45001 para seguridad laboral, ISO 9001 para calidad, entre otras).
• Políticas de seguros que cubran responsabilidades en caso de incidentes.
• Penalizaciones por incumplimientos o retrasos.

3. Monitoreo continuo y comunicación efectiva

Es esencial establecer mecanismos para supervisar el desempeño de los terceros a lo largo del proyecto. Esto puede incluir:

• Auditorías periódicas para verificar el cumplimiento de los contratos.
• Revisiones de indicadores clave de desempeño (KPIs) para medir calidad, tiempo y seguridad.
• Mantener una comunicación abierta para resolver problemas de forma ágil.

4. Gestión de incidentes y mejora continua

A pesar de los mejores esfuerzos, pueden ocurrir incidentes. En estos casos, es fundamental:

• Contar con un plan de contingencia para minimizar el impacto.
• Realizar un análisis de causas raíz para evitar que el problema se repita.
• Implementar mejoras basadas en las lecciones aprendidas.

El papel del software en gestionar los riesgos a terceros

Hoy en día, la tecnología es un aliado indispensable para gestionar los riesgos a terceros de manera eficiente. GRCTools ofrece una solución integral diseñada específicamente para organizaciones que necesitan cumplir con las normativas y gestionar los riesgos a terceros de forma efectiva.

Beneficios de GRCTools para la Transformación Digital en Gobierno, Riesgo y Cumplimiento

Automatización de procesos:

• Simplifica la creación de mapas de riesgos y auditorías.
• Genera informes automáticos para facilitar la toma de decisiones.

Cumplimiento normativo asegurado:

• Permite integrar requisitos de normas ISO como la 45001, 9001 o 14001 directamente en los procesos de gestión.
• Mantiene un registro centralizado de documentación, asegurando que los terceros cumplan con las normativas.

Monitoreo en tiempo real:

• Ofrece paneles de control intuitivos para supervisar el desempeño de los terceros.
• Envía alertas automáticas ante posibles desviaciones o incumplimientos.

Reducción de costos y tiempo:

• Al automatizar tareas repetitivas, las empresas pueden enfocarse en actividades estratégicas.
• Mejora la eficiencia al centralizar información y facilitar el acceso.

Impacto en el sector empresarial

Las empresas que adoptan herramientas como GRCTools experimentan mejoras significativas, como:

• Mayor seguridad y cumplimiento legal: Reducen el riesgo de sanciones y accidentes.
• Relaciones más sólidas con terceros: Un monitoreo efectivo mejora la confianza mutua.
• Reputación fortalecida: Cumplir con normas internacionales refuerza la credibilidad en el mercado.

Software GRC líder en Transformación Digital

Gestionar los riesgos a terceros en obras y proyectos es un desafío que requiere un enfoque estructurado, herramientas adecuadas y un compromiso con la mejora continua. GRCTools, con su solución específica Software Riesgos de Terceras Partes líder en Transformación Digital, se posiciona como una plataforma clave para facilitar este proceso, garantizando no solo el cumplimiento normativo, sino también la eficiencia y el éxito en la gestión de proyectos.

Adoptar una plataforma tecnológica como GRCTools mitiga riesgos, a la vez que impulsa la innovación y la competitividad en el mercado. Gestionar los riesgos a terceros nunca había sido tan fácil y eficiente. Da el paso hacia una gestión más segura y efectiva hoy mismo.