Cómo implementar un sistema de compliance efectivo

Sistema de compliance

Con un entorno dinámico y bien nutrido de leyes y regulaciones, implementar un sistema de compliance es una muy buena idea. De hecho, se ha convertido en una necesidad para proteger a las organizaciones de las sanciones civiles y penales derivadas del incumplimiento y del daño reputacional irreparable que afectaría a la marca.

Es así porque al implementar un sistema de compliance, las organizaciones identifican riesgos y previenen conductas inapropiadas, de modo que consiguen evitar el incumplimiento de las obligaciones legales, contractuales, éticas e internas.

¿Qué es preciso considerar para implementar un sistema de compliance, qué se necesita para hacerlo y en qué etapas se produce la implementación?

Qué considerar para implementar un sistema de compliance efectivo

Implementar un sistema de compliance es en esencia adoptar las mejores prácticas del buen gobierno. El objetivo primario es evitar la comisión de delitos, así como las sanciones penales o civiles para la organización, sus administradores o su alta dirección. Para ello, los profesionales del área deben considerar los siguientes elementos:

1. Evaluación de riesgos

La organización debe evaluar periódicamente el riesgo de conducta inapropiada dentro de sus operaciones y tomar las medidas adecuadas para diseñar, implementar o modificar los elementos del programa para reducir el riesgo. Esta evaluación generalmente implica atender a los resultados de las auditorías, litigios, acuerdos recientes, quejas de cumplimiento, reclamos de empleados, tendencias del sector y la existencia y suficiencia de políticas claras en cada área de la organización.

2. Riesgos medioambientales y laborales

Las organizaciones modernas encuentran en la seguridad y salud, en el trabajo, así como en la gestión ambiental dos fuentes extensas de obligaciones de cumplimiento que demandan atención prioritaria. Por ello, debe prestarse especial atención a estas regulaciones para no dejar pasar nada por alto.

3. Códigos éticos

Un buen punto de partida es realizar un inventario de políticas y códigos existentes. Esto ayuda a establecer una línea de base para la tarea que viene. Normalmente, este tipo de documentos que se compilan se encuentran desactualizados y evidencian la necesidad de escribir una nueva política, un código de conducta actualizado, un nuevo procedimiento…

4. Medidas preventivas

Se trata de responder a la pregunta «¿qué hacer en caso de…?» Las medidas reactivas ante sucesos que han ocurrido son importantes, y sin duda, de resolución prioritaria. Pero, en lo posible, hay que considerar esos posibles riesgos que podrían ocurrir para disminuir su posibilidad de ocurrencia o saber cómo dar una respuesta inmediata en su caso.

5. Debida diligencia

La debida diligencia es el eje central de la gestión de cumplimiento. Ella debe alcanzar a toda la organización, incluyendo su alta dirección, pero también a sus socios, inversionistas, aliados comerciales, clientes y proveedores.

6. Necesidades de capacitación y formación

Parte esencial de implementar un sistema de compliance efectivo es identificar y cubrir las necesidades de capacitación de los empleados. Ellos son los primeros que deben saber qué legislación tiene alcance sobre ellos, qué tienen que hacer para cumplirla y qué consecuencias trae el incumplimiento.

7. Canales de denuncia y de consultas éticas

Son canales que deben considerar el anonimato para conseguir la protección de los denunciantes. Su efectividad permite la capacidad para investigar y resolver con celeridad cada caso y la acción correctiva inmediata, así como la adquisición de confianza por parte de los empleados en el sistema y la construcción de una cultura ética en la organización.

¿Qué hacer para implementar un sistema de compliance efectivo?

Ya sabemos por qué debemos implementar un sistema de compliance efectivo y qué debemos considerar para hacerlo. Ahora abordemos las actividades precisas que la organización necesita llevar adelante:

• Conformar un órgano autónomo que emprenda las actividades de control y supervisión, usualmente liderado por el oficial de cumplimiento.
• Realizar un inventario de obligaciones de cumplimiento y una evaluación de riesgos de incumplimiento de esas obligaciones.
• Implementar medidas de acción y programas para la prevención de riesgos de incumplimiento o de conductas inapropiadas: controles internos, canal de denuncia y ético, programas de formación…
• Construir modelos de gestión enfocados en los recursos financieros.
• Diseñar procedimientos para informar a la alta dirección sobre el incumplimiento de alguna legislación o el riesgo inminente de que esto suceda.
• Diseñar y publicar un sistema de sanciones para quienes incumplan alguna ley, acuerdo, contrato o convenio.

Estas actividades y su efectividad deben ser revisadas y monitoreadas de forma periódica, sobre todo cuando se producen cambios en la legislación, en la estructura de la organización o en el contexto externo.

Etapas de la implementación de un sistema de compliance efectivo

Un proceso de implementación de un sistema de compliance se lleva a cabo básicamente en tres etapas:

1. Análisis del contexto y evaluación de riesgos: el objetivo en esta etapa es comprender a la organización e identificar situaciones que puedan afectar sobre su capacidad de cumplimiento.

2. Diseño e implementación del programa: se trata de planificar cada proceso y ponerlo en marcha, desde los controles de cumplimiento a la capacitación.

3. Auditoría y monitoreo: consiste en evaluar el rendimiento del sistema, detectar problemas y darles solución con las acciones correctivas apropiadas. En definitiva, permite promover la mejora continua del programa de cumplimiento corporativo.

Software GRCTools

El software GRCTools es un desarrollo tecnológico de alto nivel que cuenta con las funcionalidades para optimizar las tareas necesarias al implementar un sistema de cumplimiento, mantenerlo y auditarlo.

Desde la gestión de la debida diligencia hasta los procesos de capacitación, este software simplifica cada elemento requerido para alcanzar la conformidad, garantizando una buena gestión del gobierno, riesgo y cumplimiento.

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