Mejora de los procesos internos

Procesos internos

Los procesos internos de negocio son un conjunto de actividades que se realizan por una persona o más con el fin de conseguir los objetivos de gestión. Para que una organización sea productiva y rentable, los procesos deben ser eficientes. El objetivo de la mejora de los procesos internos es mejorar de forma continua la productividad de los procesos.

Los procesos internos han sido objeto de un proyecto de mejora de todos los procesos internos cuando produce resultados positivos de forma consistente. Si una organización vende lápices, los procesos internos son aquellos que siempre entrega los lápices de los colores correctos. Un lápiz negro para el cliente que pidió lápiz negro, un lápiz de color amarillo a quien pidió lápiz de color amarillo. Además entrega los lápices a un costo mínimo, pues los produce con la utilización inteligente de los recursos. Un proceso de calidad produce lápices que siempre funcionan.

De esta forma, podemos ver que la mejora de los procesos internos es la mejor forma de producir procesos internos que funcionan y hacen que el negocio llegue a un nivel mucho más elevado en cuanto a competitividad. Algunos ejemplos y beneficios concretos que la mejora de procesos puede aportar, si se aplica de forma correcta.

¿Cómo implantar la mejora de los procesos internos?

Con todos los beneficios, es evidente que la implantación sea necesaria. Para que esto suceda, siga los siguientes pasos:

• Identifique los procesos
• Haga un mapeo de procesos
• Modele los procesos
• Ejecute los procesos
• Optimice los procesos
• Automatice los procesos

Definir la mejora de los procesos de negocios

Se puede definir la mejora de los procesos de negocio como consecuencia del refinamiento de los procesos y su optimización, al comparar los resultados que se consiguen mediante el proceso con las metas y los objetivos que se hubieran establecido para el mismo. Si se encuentra por debajo de lo esperado, el proceso debe ser analizado en busca de mejoras.

Se pueden citar tres tipos de ejemplos de mejora de procesos, de forma genérica:

• Mejora del rendimiento: busca la mejora de forma que se lleve a cabo el proceso, en relación con la eficacia y la eficiencia.
• Costo de actividades: con el fin de reducir los costos.
• Relación con los clientes: por ser un momento crítico en cualquier proceso, siempre deberá estar alineado con la estrategia corporativa y ser objeto de mejora continua.

Ejemplo de mejora de procesos de negocio

Para que nuestra explicación quede aún mucho más clara, presentamos un ejemplo bien específico de mejora de procesos de negocio. Y para esto, no existe nada más apropiado que utilizar como ejemplo de procesos internos de negocio un diagrama de mejora de procesos.

La mejora de los procesos puede iniciarla cualquier miembro de la organización, que la describe y la envía a un analista de procesos, para verificar si su sugerencia es válida.

Desde este momento, otras dos instancias se convierten en parte del proceso. El comité de cambios y el departamento de TI.

Al analizar la sugerencia, el análisis de procesos tiene dos caminos a seguir:

• Rechazar la mejora y justificar la razón de solicitante.
• Enviarlo al comité de cambios, que a su vez decidirá si las ganancias con la mejora son muy buenas para el negocio y si deben continuar con el proceso o terminar ahí.

En el caso de que sea positivo, el analista de procesos recibe el aviso y luego envía una solicitud al departamento de TI para tomar todas las medidas necesarias para que la mejora se implante según su análisis.

Es necesario controlar los cambios para ver si las mejoras consiguen los objetivos estipulados o no.

¿Cuándo se utiliza la mejora continua de procesos?

Como hemos dicho, la mejora continua de procesos es siempre importante. Pero no existe un momento en el que se debe utilizar con mayor intensidad, en la relación con los clientes.

Existen diferentes ejemplos de mejora continua de los procesos de servicio de atención al cliente a las organizaciones telefónicas y de televisión por cable. Muchas veces, los procesos de afiliación, facturación, programación producción de contenidos, calidad de imagen, etc. son procesos internos bien definidos y optimizados. Sin embargo, el servicio al cliente no, ese es un ejemplo de proceso de mejora continua que este tipo de organización se encuentra intentando mejorar.

Todo el análisis, diseño y construcción de diagramas puede ser extremadamente agilizado con el uso de un buen software para mejorar los procesos de negocio.

El software ISOTools, es una excelente herramienta con una interfaz amigable e intuitiva, basada en la nube. Con este software se pueden generar diagramas y documentos de forma fácil y organizada.

Software Gestión por Procesos

La Gestión por procesos se puede automatizar centralizando todo el manejo a través de una única herramienta, el Software ISOTools Excellence, facilitando la integración de los distintos sistemas de gestión cuya base es el enfoque a procesos.