9 consejos para mejorar la gestión documental

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Consejos para mejorar el Gestor Documental

Si es necesario valorar todas las ventajas que nos aportaría un software de gestión documental en nuestra organización, tenemos que analizar los beneficios que nos aportará. Para la valoración, podemos dividirlos en beneficios directos e indirectos.

Los primeros se refieren a todo lo que puede ser medido y, por lo tanto, cuantificado en términos de beneficio, mientras que los segundos, engloban aquello que es difícil de medir y atribuir a un software de gestión documental, pero que indirectamente genera otros beneficios a raíz de la implementación del mismo.

Reducción del almacenamiento

Según la digitalización de documentos y la integración de dentro de un sistema de gestión documental, podemos reducir de forma considerable el espacio requerido para almacenar el papel.

Por motivos legales, debemos conservar algunos de los documentos en formato físico para su acceso puntual, estos pueden ser almacenados en lugares menos costosos.

Indexación, búsqueda y recuperación, rápida y flexible

En el papel en el proceso es mucho más complicado y costoso, la indexación de documentos se puede llevar a cabo de diferentes maneras y de forma simultánea pudiéndose aplicar taxonomías o categorizaciones simples o múltiples.

Todo esto permite llevar a cabo búsquedas más rápidas y de texto completo, es decir, que será posible buscar cualquier palabra o frase contenida en cualquier documento, algo que no es posible en papel.

La búsqueda de los documentos físicos en papel requiere tiempo y abre la posibilidad de que se extravíe o de no localizarlo porque otro compañero lo tenga. En un software de gestión documental, los documentos se almacenan de forma centralizada y son accesibles a de forma rápida desde el mismo escritorio con el ahorro de tiempo que supone.

Control de acceso y seguridad mejorados

El software de gestión documental permite un mayor control de acceso a documentos, factor que es especialmente interesante en aquellos más críticos.

Es necesario limitar y controlar el acceso a nivel de carpetas o documentos a diferencias de los documentos físicos donde una vez accedemos al lugar en el que se archiva, el tener acceso a todo lo que se ha guardado es posible.

Mediante el software, podemos llevar un control de acceso y modificaciones que se lleven a cabo a los documentos, mientras que es mucho más difícil de controlar los documentos en papel. A través de un software de la gestión documental, se evita que un documento quede olvidado en la oficina o que personas no autorizadas tengan acceso a dicho documento.

Sin archivos extraviados y con recuperación frente a desastres

La pérdida de documentos puede generar numerosos problemas, entre ellos económicos. Mediante el software de gestión documental, los documentos estarán siempre almacenados de forma centralizada con los debidos controles de acceso y modificación.

Incluso si se almacena de forma incorrecta, se puede encontrar rápida y fácilmente mediante los mecanismos de búsqueda de texto completo.

El software permite llevar a cabo copias de seguridad externas y archivos a prueba de fallos, lo cual supone una excelente estrategia para recuperar la información en caso de desastre.

La situación de documentos físicos, se encuentran sometidos a riesgos, además del volumen y los gastos que supone tener una copia a los mismos que resulta inviable o caro.

Mejor protección y distribución de documentos

El archivo documental permite centralizar los diferentes documentos para su consulta. En caso de tener que conservar algunos documentos físicos, gracias al sistema, evitamos un exceso de manipulación de los mismos y podemos conservarlos en un formato no propietario.

El archivo documental permite centralizar todos los documentos para consultarlo. En caso de tener que conservar algunos documentos físicos, gracias al sistema, evitaríamos un exceso de manipulación de los mismos y podríamos conservarlos.

En caso de querer distribuir los documentos, podremos hacerlo de forma electrónica vía correo, web, etc. ahorrándonos así los costes de impresión, fotocopia, franqueo, etc. y el tiempo o retrasos que ello supone.

Mejora en el cumplimiento de las normativas

Según la combinación de seguridad, auditoría, archivos y recuperación de desastres, su organización será capaz de autenticar la validez de la información almacenada y demostrar que cumple con la legislación pertinente en caso de que se inicie una auditoría.

Mayor control del efectivo

Mediante el mayor control sobre documentos, los procesos ejecutados en la organización pueden ser controlados de forma centralizada junto con toda la documentación necesaria para tomar las decisiones más acertadas.

Mejor servicio de atención al cliente

Se reducen los tiempos de respuesta y esta es más profesional y precisa, ya que todo el proceso se encuentra mucho más automatizado y controlado. Los clientes se encuentran satisfechos y el personal puede dedicar su tiempo a otras tareas propias del negocio.

Mayor eficiencia en gestiones internas

Se reducen los tiempos para completar tareas, mejorándose las operaciones diarias dentro de la empresa, lo que conlleva un mejor flujo de la información y un aumento de la percepción del personal en su capacidad resolutiva, que acaba convirtiéndose en una sensación de bienestar.

Software GRCTools

El Gestor Documental del software GRCTools se encarga de automatizar los procesos de almacenamiento, divulgación y distribución de la información documentada de la organización entre el personal autorizado, asegurando un aumento de la eficiencia y eficacia en la gestión.