4 claves para ejecutar Balanced Scorecard con iniciativas estratégicas

Balanced Scorecard

Las iniciativas estratégicas son la gasolina que mueve el motor del Balanced Scorecard. Sin proponer acciones para materializar la teoría estratégica, es imposible llegar a verla ejecutada.

Cuando no se dispone de una metodología eficaz para gestionar las iniciativas, dicha tarea puede ser difícil de abordar.

En el presente artículo vamos a recoger algunas claves para evitar la ineficiencia en la gestión de las iniciativas y proyectos que derivan en la ejecución de nuestro Balanced Scorecard.

Una iniciativa es, esencialmente, un plan acotado, tanto en tiempo como en presupuesto, que tiene como objetivo conseguir un resultado específico. La iniciativa a su vez puede constar de proyectos que se coordinan para ayudar a conseguir este fin.

Por otra parte, las iniciativas pueden agruparse en portafolios, aunando en un solo grupo varias iniciativas de diferentes tipos, por ejemplo:

• Estratégicas
• Operativas
• Mejora

Un portafolio recoge iniciativas que se coordinan entre sí para conseguir sinergias.

Ya que conocemos estos conceptos base, veamos cuáles son las cuatro etapas que debe atravesar la gestión de iniciativas en el Balanced Scorecard para resultar eficaz.

1. Identificar y ordenar las iniciativas relacionadas con la estrategia

Las empresas suelen abrumarse al enfrentarse a un gran conjunto de iniciativas. Suelen dudar de su capacidad para ejecutar el 100% de ellas y finalmente acaban seleccionado las que consideran más factibles o de mayor impacto para la organización y se centran en ellas, quedando atrás otros proyectos que podrían ser interesantes para la organización. La cuestión es que subestiman su capacidad de ejecución de las iniciativas. Realmente, el problema no está en la capacidad, sino en la manera de organizar las iniciativas. Una buena idea puede ser implementar alguna metodología de mejora de procesos que permita aumentar la capacidad para ejecutar con éxito más iniciativa.

2. Clasificación de las iniciativas según su prioridad

Una buena forma de empezar a ordenar las iniciativas del Balanced Scorecard es hacer un filtrado y eliminar todas aquellas que no sean estratégicas. Deben listarse todos los proyectos y programas y añadir las iniciativas que sean necesarias para conseguir todos los objetivos marcados.
Tras este paso inicial, deben clasificarse en tres tipos: corto, medio y largo plazo. En este punto es importante identificar cuáles son los objetivos en los que impactan las iniciativas. Existen herramientas tecnológicas que facilitan dicha vinculación. GRCTools dispone de las funcionalidades necesarias para facilitar el seguimiento de las iniciativas estratégicas del Balanced Scorecard y el estado de los objetivos estratégicos a los que están asociadas. Es posible conocer el estado de ambos elementos en tiempo real y sacar las conclusiones necesarias.

3. Contenido de las iniciativas

Cada iniciativa supone un proyecto variablemente complejo que necesita ser definido y documentado, así como contar con un presupuesto y unos recursos concretos para ser ejecutado. Cada iniciativa estratégica debe contar con una ficha técnica que recoja la información necesaria:

• Objetivo en el que impacta
• Entregables y plazos
• Impacto buscado
• Definición de presupuesto y recursos

Cuando se cuente con toda esta información de cada una de las iniciativas, será más fácil evaluar cuáles de ellas son más factibles y ponerlas en marcha. Con GRCTools es posible recopilar esta información en fichas individuales para cada iniciativa.

Es recomendable hacer una proyección financiera y sumar las iniciativas de crecimiento, contemplando todos los costes, ingresos y retorno que se busca. La idea es que el plan estratégico de Balanced Scorecard y el presupuesto anual estén vinculados.

4. Gestión y seguimiento de las iniciativas

Debe existir un trabajo continuo con las iniciativas, revisando con frecuencia su estado para poder enfrentarse de forma más ventajosa a los posibles retos.
Cuando hablamos de gestión de las iniciativas es necesario mencionar los 5 Principios de las Organizaciones Enfocadas a la Estrategia:

1. Liderazgo Ejecutivo
2. Traducción de la Estrategia
3. Alineación de la Estrategia
4. Trabajo de todos
5. Proceso continuo

GRCTools, la herramienta que favorece la gestión y seguimiento de las iniciativas estratégicas

GRCTools cuenta con una aplicación específica para la gestión de iniciativas estratégicas que permite crearlas y gestionarlas en modo Proyectos. Es posible introducir conceptos de presupuestos económicos y esfuerzos temporales para indicar la rentabilidad de la iniciativa. Además, permite seguir la consecución de la iniciativa en 2 dimensiones: el % de ejecución de las actividades y el grado de eficiencia de las acciones tomadas. De esta forma, la ejecución de las iniciativas ligadas a los distintos objetivos estratégicos marcados en el Mapa Estratégico de Balanced Scorecard, se convierte en una realidad más cercana.