3 consejos para que los proyectos sean exitosos

Proyectos

Cuando se quiere llevar a cabo un proyecto, pero no conocemos la forma de realizar la gestión de proyectos, es normal que la persona que quiere realizar el proyecto lo primero que debe conocer es el tiempo que le tomará la realización del proyecto y el gasto económico que supone para la organización.

Lo normal es que un proyecto no se ajuste ni al tiempo que en el que queríamos que se realizada y mucho menos que costará lo que teníamos pensado gastarnos. Siempre se tardará más de lo planificado y tendrá un valor más elevado de lo que pensábamos en un principio.

Primero, para que un proyecto exista se debe establecer una estrategia, y para que exista dicha estrategia se deben realizar una serie de tareas que desembocan en un proyecto para poder lograr aquello que la persona está solicitando para realizar la ejecución de dicha estrategia, lo que nos lleva a que sea un esfuerzo único y temporal, es decir, si se quiere crecer en ventas en una zona debemos realizar una estrategia. Tenemos que ver también que un proyecto no es una operación.

Áreas de conocimiento

Para conseguir un proyecto, no solo es un tiempo y un costo, sino que tiene diferentes áreas de conocimiento que trabajan desde el inicio hasta el fin del proyecto. Cada una tiene un tema particular pero se encuentran relacionadas entre sí, es decir, no puedes mover una sin que las demás no se vean afectadas.

Las áreas de conocimiento son las siguientes:

• Alcance: es lo que queremos conseguir con nuestro proyecto
• Tiempo: es necesario definir el tiempo que vamos a tardar en establecer el proyecto
• Costo: en base al alcance y al tiempo podemos establecer el costo del proyecto
• Calidad: es necesario que los materiales utilizados tengan la calidad oportuna, no podemos intentar tardar menos tiempo del establecido y que salga algo con menos calidad o gastar menos dinero y no comprar materiales de calidad
• Recursos: todo lo que necesitamos para llevar el proyecto a fin
• Comunicación: se debe definir como se realiza la comunicación, una gestión de comunicación mal ejecutada puede llevar al fracaso al proyecto.
• Riesgo: se debe planificar el riesgo que se genera durante la realización del proyecto.
• Adquisiciones: es necesario conocer en qué momento se debe comprar lo que precisamos.
• Interesados: toda persona que se encuentre dentro o fuera de la organización que se ve influenciado por la ejecución del proyecto.

Proyecto exitoso

Para que considerar que un proyecto es exitoso debe estar alineado con la estrategia y debe servir a la organización, es decir, el proyecto debe generar valor a la organización.

Para que un proyecto se exitoso, aparte de que sirve y genera valor debe cumplir el alcance, el costo y el tiempo en el que se ha estimado.

Principales problemas

Los principales problemas que encontramos en la realización de un proyecto son:

• Objetivo: no tenemos un objetivo claro, es decir, haces algo y después lo tienes que estar corrigiendo.
• Scope creep: nos falla el alcance, lo que nos hace que perdamos tiempo y costo.
• Insatisfacción: comienzan los pleitos, es decir, no se realiza lo que se pidió, o en fuera de tiempo.
• Gold plating: es darle algo más para que se vaya contento, pero en proyectos no está bien visto adelantarse pero puede ser contraproducente.
• Retrasos, sobrecostos: se debe a una mala planificación, debido a que no se tenga el alcance bien definido o los riesgos.
• Cierre difícil: se deriva porque no tenemos un alcance bien definido desde el principio.

La gestión de los proyectos incluye:

• Producto: lo que se quiere como producto final a través de un proyecto.
• Proyecto: los pasos a seguir para conseguir un producto.

Mejores prácticas

• Iniciar formalmente: es crear un documento con el que se constituye el proyecto y se inicia la planificación del proyecto.
• Detallar el alcance: para saber el objetivo de nuestro proyecto.
• Gestionar expectativas: que esperan los interesados del proyecto.

Las áreas de constitución de un proyecto se incluyen:

• La necesidad o el propósito
• Los objetivos que se quieren conseguir
• Describir de forma muy general del proyecto que vamos a realizar
• Establecer un cronograma con todos los hitos importantes del proyecto.

Para detallar el alcance es necesario realizar una matriz de trazabilidad, para ello se establece un vínculo de los requisitos hasta que se entregue el proyecto, es necesario recopilar requisitos y priorizarlos, además se tendrá que plantear solución y mostrar conflictos.

Software de Gestión de Proyectos con GRC

La Plataforma GRCtools automatiza la gestión de proyectos, simplificando su implantación y mantenimiento. Está constituida de una serie de módulos que son flexibles con el fin de adaptarse a cada organización. Permite mejorar la agilidad de los procesos de las organizaciones y aporta mayor accesibilidad a la información.