Business Intelligence: 8 etapas para el proceso de toma de decisiones

Business Intelligence

El Business Intelligence para el proceso de toma de decisiones es, a día de hoy, fundamental para cualquier empresa que quiera alcanzar el máximo rendimiento a nivel empresarial.

Esto es, para disponer de la máxima información posible y que, además, esta sea fiable, segura y características de la empresa.

Así, el proceso de toma de decisiones, se puede realizar de una manera mucho más ordenada, generando una serie de alternativas aptas, con objetivos concretos alienados con la estrategia de negocio y con unas posibles consecuencias fijadas.

Mediante el Business Intelligence, es posible, por tanto, realizar un tratamiento adecuado de la información, pudiendo discernir con mayor acierto qué opción es la más aconsejable y conveniente.

Tras la elección de la mejor alternativa a través del Business Intelligence y la puesta en marcha de la alternativa, se generan nuevos datos.

Son estos datos, los que vuelven a incorporarse como información a procesar, utilizando para ello las herramientas que el Business Intelligence ofrece.

De manera que, el proceso de toma de decisiones sigue una serie de pasos que finalmente llevan a la reincorporación de información nueva que es procesada mediante el Business Intelligence para procurar, definitivamente, tomar las decisiones más acertadas para la organización.

A continuación, se van a describir los 8 pasos que suelen seguir las empresas para realizar el proceso de toma de decisiones.

1. Identificación de un problema

Evidentemente, antes de iniciar el proceso de toma de decisiones, es preciso conocer el problema que existe.

Es decir, cuál es la diferencia entre lo que tenemos en el estado actual y la situación que tenemos como objetivo.

Esta diferencia, es la que da lugar al inicio del proceso de toma de decisiones y la recopilación de información. Pueden ser cuestiones referentes a las fechas límite, evaluaciones de desempeño, políticas propias de la organización, crisis financieras o cualquier otro.

No obstante, para que esa diferencia percibida sea considerada como un problema, el administrador debe disponer de la capacidad (dinero, información y recursos) y autoridad suficientes para actuar.

En caso contrario, las expectativas planteadas como objetivo, no son representativas en cuanto a la realidad existente.

2. Identificación de los criterios de la toma de decisiones

En este segundo paso, se escogen los métodos o las pautas relevantes para dar solución al problema detectado.

Así, es fundamental que cada uno de los individuos responsables de tomar algún tipo de decisión en la empresa, indique los criterios por lo que suele regirse y también aquellos que no suele considerar o que, directamente, omite.

3. Asignación de ponderaciones a los criterios seleccionados

Evidentemente, es necesaria la priorización de los criterios definidos en la etapa anterior.

Esto se lleva a cabo en función de la relevancia que pueda tener respecto a la decisión final. No obstante, por norma general suele existir uno o dos predominantes, que sirven de referencia para ponderar y comparar el resto de criterios.

4. Desarrollo de diferentes opciones

Como era de esperar, la identificación del problema y la ponderación de los criterios establecidos, son la mecha para la generación de diferentes alternativas u opciones para la resolución del problema que fue detectado inicialmente.

Por tanto, en esta cuarta etapa, básicamente se construyen diferentes alternativas viables y factibles para darle solución.

5. Análisis de las alternativas

Como es lógico, estas diferentes opciones deberán ser analizadas cuidadosamente por el administrador responsable de tomar la decisión.

Para ello, estudia las fortalezas y debilidades de cada una de ellas, enfrentándolas a los criterios ponderados en la tercera etapa.

Es muy importante que, el administrador, sea lo más objetivo posible.

6. Selección de la opción más viable

Tras el análisis y estudio de las diferentes alternativas por parte del administrador, así como la comparación con los criterios ponderados y jerarquizados, llega el momento de escoger.

Es decir, será aquella alternativa que, tras el procedimiento seguido por las etapas anteriores, sea considerada como la mejor.

7. Puesta en marcha de la opción elegida

De este modo, una vez escogida la alternativa más favorable para la resolución del problema detectado, debe implementarse.

La ejecución de la decisión es vital, como es obvio, para culminar el proceso de toma de decisiones.

Para ello, en primer lugar, esta decisión debe ser comunicada a todo el personal que vaya a ser afectado, para procurar que se comprometan en su puesta en marcha.

Es fundamental este punto ya que, si las personas responsables y afectadas no se involucran, no habrá tenido sentido todo este proceso.

8. Evaluación y seguimiento de la efectividad de las decisiones

Finalmente, hay que realizar una evaluación del resultado obtenido tras la ejecución de la decisión y opción puestas en marcha, para comprobar si, definitivamente, se ha corregido el problema.

Si este persiste, hay que revisar cuál de los pasos anteriores ha fallado y afrontar un nuevo proceso de toma de decisiones.

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