Herramientas para auditar el Sistema de Gestión

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Auditar Sistema de Gestión

Hoy por hoy, el proceso de auditoria representa un gran reto, dados los riesgos a los cuales está expuesta una organización, para poder realizar este proceso de forma efectiva en cualquier Sistema de Gestión (SG) y mediante el uso de Herramientas tecnológicas (TIC), se requiere diseñar e implementar una metodología que permita emitir un informe integral de auditoria, fundamentado de acuerdo a todo el contexto evaluado, optimizando el proceso y logrando una mayor productividad.

En este sentido, la calidad del proceso de auditoria dependerá principalmente de las TIC utilizadas, además de las técnicas y procedimientos implementados, diseñados para maximizar su efectividad y minimizar los riesgos en el desarrollo del proceso, para ello, se definirán los principales programas utilizados en los SG de una organización, que ayudarán a tener una mayor perspectiva en este contexto.

¿Qué son las Herramientas Tecnológicas TIC?

Las tecnologías de la información y las comunicaciones, comprenden el conjunto de herramientas, equipos, recursos, programas informáticos, aplicaciones, redes y medios, que ayudan al tratamiento de la información, para el contexto de las auditorias en los SG se consideraran, los programas más utilizados para implementar este proceso con la mayor productividad.

¿Cuáles son las TIC más utilizadas para auditar Sistemas de Gestión?

AutoAudit

Es un software diseñado con el objetivo de aumentar la productividad en la gestión de auditoria interna, permite a la organización estandarizar, automatizar y gestionar todos los procesos de una forma más efectiva, dentro de sus principales características se encuentran las siguientes:

Permite compartir la información en una sola base de datos.
Otorga una completa evaluación de riesgos.
Optimiza el control de la planificación.
Ofrece una amplia variedad de informes.
Permite el trabajo a distancia.
Provee el seguimiento de observaciones y planes de acción.

Meycor COSO

Este programa le permite a una organización implementar una evaluación integral de control interno, de acuerdo las principales directivas para la implantación, gestión y control de un sistema, denominado comúnmente como informe COSO, y realizar auditorías de las evaluaciones, este proceso se lleva a cabo por medio de tres módulos, los cuales son:

Autoaudit Eval; en este módulo se realiza una recopilación de la información inherente al contexto organizacional, riesgos y evaluación de control interno.
Autoaudit Audit; en esta etapa se lleva a cabo la auditoria, considerando los riesgos a auditar y el personal establecido para llevar a cabo el proceso.
Autoaudit Web; finalmente se otorga el acceso a los usuarios por la web, para responder a cuestionaros referente al informe COSO, además de revisar los documentos e indica su conformidad o desacuerdo según sea el caso.

ACL

Lenguaje de Comandos de Auditoria (ACL), es un software que permite la trasformación de enormes cantidades de datos electrónicos e información con gran valor comercial, además de ser uno de los más utilizados actualmente para analizar y extraer información con cobertura total de la población a auditar, entre sus principales características se encuentran las siguientes:

Permite la importación de documentos de una base de datos específica o archivos planos.
Asegura la integridad de los datos extraídos.
Permite la identificación de tendencias, excepciones y áreas de prioridad.
Otorga un análisis total de auditoría de los datos de una población indiferentemente de su tamaño.
Ofrece la oportunidad de establecer Macros, para automatizar la evaluación rutinaria en auditorias frecuentes.

ApexSQL

Es un software utilizado para auditar bases de datos SQL, otorgando un análisis exhaustivo de las acciones de bases de datos, solución de problemáticas, investigación de actividades inapropiadas, además de ser utilizada para el cumplimiento de los requerimientos de conformidad, para su aplicación actualmente existen varias técnicas de auditoria, que dependerá de las necesidades de la organización en las que se pretenda implementar:

Auditoria manual; trae consigo el uso de un mayor tiempo para cumplir con los requerimientos exigidos, además está propensa a la aparición de errores, ya que se hace de forma manual.
SQL Server Extended Events; es de fácil configuración, además de contener un gran rango de acciones auditables, pero no permite realizar auditorías detalladas.
Desencadenadores SQL Server; no es recomendable para bases de datos que requieran de grandes transacciones, sin embargo, tiene a su favor la facilidad que ofrece para su configuración.
SQL Server Profiler; es una técnica que otorga bastante flexibilidad, pero es compleja, ya que dificulta el proceso de filtrar y leer los registros.

Principales beneficios al realizar auditorías mediante el uso de Herramientas Tecnológicas

Se logran minimizar los costos.
Ayuda a maximizar la eficiencia, en el tiempo utilizado para auditar.
Optimiza el control de los riesgos, en relación con la información que se recibe internamente.
Se Identifican y disminuyen los posibles errores de cálculos.
Permite realizar varias actividades simultáneamente durante la auditoria.
Se pueden identificar las tendencias, en el funcionamiento de la organización.
Se especifican las excepciones y se identifican las arreas que son de mayor prioridad para analizar.
Se Integra efectivamente la información, según los soportes informáticos que contengan datos iguales.

No cabe duda, que los SG requieren de auditorías fundamentadas en los procesos, y más aún, cuando la organización implementa SG basados en las Normas ISO, para ello se necesita contar con TIC de auditoria efectivas, logrando maximizar la eficacia del sistema y aumentar la efectividad en la gestión de riesgos, facilitando así el logro de los objetivos propuestos y garantizando la continuidad de negocio.

GRCTools: software para auditar SG

GRCTools cuenta con una aplicación específica para la gestión de iniciativas estratégicas que permite crearlas y gestionarlas en modo Proyectos. Es posible introducir conceptos de presupuestos económicos y esfuerzos temporales para indicar la rentabilidad de la iniciativa. Además, permite seguir la consecución de la iniciativa en 2 dimensiones: el % de ejecución de las actividades y el grado de eficiencia de las acciones tomadas.