Características de un Sistema de Control Interno efectivo

Sistema de Control Interno

El control interno en las organizaciones es un pilar fundamental sobre el que se edifica la sostenibilidad y éxito de las mismas, ya que constituye una herramienta que permite proteger los recursos de la organización, evitar pérdidas de carácter económico, fraudes o negligencia en el desarrollo de las actividades, también permite detectar si se está afectando el cumplimiento de los objetivos de la organización.

Si bien no todas las organizaciones actualmente cuentan con un sistema de control interno, cada vez se evidencia más como un factor diferenciador y competitivo respecto de las organizaciones que no cuentan con el mismo, y más para el caso de organizaciones que quieren hacer parte o hacen parte de un mercado internacional.

Siempre en todos los procesos de implementación de sistemas, modelos, etc. es fundamental el grado de conciencia y la importancia con las que estos se aborden, de allí que estas sean características fundamentales, esa importancia debe verse reflejada en el comportamiento de todas las personas que hacen parte de la organización, y en especial de las que conforman las líneas de defensa, para saber más puede leer ¿En qué consisten las tres líneas de defensa y cuáles son sus principios?

A continuación, se nombran las características que este debe tener para lograr una mayor efectividad:

• Personas competentes: en todos los sistemas hay un alto grado de implicación del componente humano, por tanto, aunque parece implícito, es importante mencionar que las personas que desempeñan un cargo o rol de la organización deben tener la competencia para ello, la organización debe garantizar que la tiene y en caso contrario establecer acciones para lograrlo, ya que serán las personas las que diseñen, implementen y monitoreen el sistema de control, interno.
• Tener lineamientos bien definidos que permitan claridad a la hora de tomar decisiones: en este punto es primordial que se conozca hacia dónde va la organización, cómo lo va a lograr, la estructura del talento humano con el que cuenta y que todo esté perfectamente documentado de tal forma que sea de conocimiento oportuno de todos los interesados y que se logra una adecuada aplicación (Políticas, procedimientos, valores, cultura organizacional).
• Objetivos claros y medibles: la organización debe tener claridad acerca de la estrategia que desea aplicar para conseguir los objetivos trazados, pero no es suficiente expresarlo en palabras bonitas y coherentes, es necesario aterrizar esos objetivos llevándolos a planes e indicadores que se puedan medir, sobre los que se permita identificar desviaciones en caso de que se presenten y tomar decisiones oportunas.
• Evaluación de riesgos: identificar los puntos importantes en el desarrollo de los procesos sobre los cuales se deben establecer controles, para ello es importante identificar cuáles serían las posibles desviaciones sobre los mismos y cuáles de estas impactan en gran medida la consecución de los objetivos.
• Alto grado de difusión y comunicación asertiva: todo lo que se defina debe ser comunicado de manera oportuna, sencilla, garantizar que llega a los interesados, esto es de suma importancia, contar con mecanismos efectivos de difusión de la información, la información debe tener sencillez en su lenguaje para que sea efectiva e interiorizada por los receptores, debe estar en constante proceso de retroalimentación.
• Monitoreo constante: una revisión periódica, constante que permita identificar si los controles implementados son efectivos y en caso de no serlos, establecer los cambios a los que haya lugar para lograr el éxito de los mismos, informar a la dirección de la organización cuando hay desviaciones para que se tomen las medidas a tiempo.
• Planes de acción:  o también conocidos como actividades de control, que dan respuesta a establecer un tratamiento de los riesgos identificados y que pretenden evitar la materialización de los mismos, por supuesto se debe realizar seguimiento del avance, evaluación de la efectividad de las mismas.
• Sistemas de información: toda la información debe estar salvaguardada y dispuesta de tal forma que sea fácil acceder a la misma (Con sus correspondientes niveles de seguridad), que se pueda acceder de manera oportuna y que permita realizar un adecuado análisis y tratamiento de los datos, para ello hoy en día en el mercado se encuentran variedad de software o sistemas que le dan una mano a las organizaciones para el manejo adecuado de la información.

Como vemos, aunque hay varias características claves de un sistema de control interno efectivo, la base parte del componente humano, ya que son las personas que pueden hacer uso de su capacidad de autorregulación, de autocontrol y ética para lograr mejores organizaciones, lo cual se verá reflejado en el desarrollo de la economía, en el desarrollo del país y la sociedad, si cada persona realiza su labor productiva con honestidad, ética esto se verá reflejado en el bienestar de todos.

Software GRCTools

Basándose en el ciclo PHVA, el software GRCTools permite a una organización asegurarse de que sus procesos cuenten con recursos y se gestionen adecuadamente, y que las oportunidades de mejora se determinen y se actúe en consecuencia.

GRCTools permite planificar, establecer, implementar y mantener los programas de auditoría interna y externa de la organización, definiendo los criterios de auditoría, seleccionando a los auditores y realizando las acciones correctivas pertinentes.