Enfoque en riesgos para la gestión de proyectos

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Enfoque en riesgos

La mayoría de los escenarios en los que las organizaciones se ven expuestas al fracaso es porque en la gestión de proyectos no tienen en cuenta los riesgos que allí se encuentran involucrados. En ese orden de ideas no se pueden cumplir los objetivos, los cuales son el corazón de la organización.

Estas organizaciones se ven expuestas a factores internos o externos que generan una incertidumbre en su gestión para el cumplimiento de los objetivos. Este problema es lo que se conoce como riesgo. Tener la gestión de nuestros proyectos en posición de riegos puede considerarse como uno de los escenarios más frustrantes. La mayoría de proyectos cuentan con un equipo, el cual al ver que no visibilizo el enfoque de los riesgos en los proyectos, frustra su capacidad y profesionalismo respecto a la ejecución de los proyectos.

Los riegos son un conjunto de eventos que pueden ser negativos o positivos. También son conocidos como “riesgos de oportunidad”. Tienen una probabilidad de ocurrencia e impacto en la ejecución de la gestión de los proyectos. Para salir de la zona de riegos se deben seguir una serie de enfoques que permiten tenerlos controlados como la identificación, planificación, análisis, evaluación, tratamiento, (PHVA), etc.

Identificación del Riesgo: en este paso la intención es identificar los posibles escenarios que de riesgo que se puede producir en la organización, que se identifica, las fuentes que lo producen, donde puede impactar, probabilidad del evento, cuáles podrían ser sus causas y consecuencias potenciales.

Análisis de los Riesgos: en esta etapa la intención es entender cómo impacta ese riesgo en la organización. Se empiezan a considerar las causas y las fuentes cuando pueda ser positivas o negativas y la probabilidad de ocurrencia del evento dentro de la organización. Este análisis se realiza de manera minuciosa datos y recursos. Estos análisis son cualitativos y cuantitativos.

Evaluación de Riesgos: basados en el resultado de los análisis. La intención en esta etapa es la toma de decisiones con el fin de determinar que riesgos necesitan tratamiento.

Tratamiento del Riesgo: en esta etapa se encuentran las diferentes alternativas con las cuales se modificarán los riesgos bajo los controles estipulados, un adecuado tratamiento de riesgos es aquel que da un buen control de los mismos.

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Herramientas utilizadas en los riesgos para la gestión de proyectos

Listas de chequeo: muy útiles en los procesos de auditoría interna para la identificación de puntos críticos y verificación de que los procedimientos de prevención se encuentren respondiendo de manera efectiva.

Matriz de Riesgo: es un método que ha tomado bastante fuerza en las organizaciones. Este consiste en identificar, evaluar y clasificar las amenazas en los procesos con capacidad de determinar de ocurrencia muy alta o muy baja. Este tipo de matrices tienen su presentación gráfica en mapas de calor. La intención, después de aplicar controles, es mantener todos los elementos distantes de las zonas de calor, niveles medios y bajos.

Existen más elementos que nos permiten fortalecer como registros de riesgo. El diagrama Ishikawa entre otros elementos que potencializan la gestión de los proyectos, desde un enfoque basado en riesgos. 

Una forma de controlar los riesgos para una adecuada gestión de proyectos en las organizaciones es la implementación de la norma ISO 31000; la cual se puede aplicar para cualquier tipo de organización. Esta norma permite la aplicación de técnicas sistemáticas para la evaluación de los riesgos.

Los beneficios de la implementación de esta norma en cuanto a riesgos es que mejora la identificación de las oportunidades y las amenazas; la organización entra en un marco legal que le permite contar con exigencias legales que le permiten ser competitivo en el sector y generar confianza de las partes interesadas.

En conclusión, se puede afirmar que tener controlado los riesgos permiten que haya una adecuada gestión de los proyectos. Aquellas organizaciones que mantienen el equilibro entre estos dos tipos de gestión, como la gestión de riesgos y la gestión de proyectos, cuentan con una fiabilidad del 85% de lograr sus objetivos. Este valor crece conforme la organización utilice herramienta, tecnologías y software que sirvan como elementos estratégicos para lograr sus objetivos.

GRCTools como herramienta de Gestión de Riesgos

GRCTools es una excelente herramienta para la implementación de un software de Gestión de Riesgos. Además de automatizar y promover una monitorización eficaz del proceso, permite una mejor coordinación de las tareas entre los directivos o responsables que hayan sido delegados para tal función.

Esta herramienta aporta ventajas que merecen ser destacadas:

• Ahorra tiempo durante la ejecución de las tareas.
• Permite realizar autoevaluaciones para definir el estado actual de la organización.
• Permite un mejor registro de los datos de los diferentes procesos.
• Realiza comparativas entre análisis de riesgos.
• Permite visualizar el avance de los proyectos y las actividades.
• Relaciona actividades similares o que guarden relación.
• Ofrece cuadros de mando para ilustrar cualquier momento del proceso.
• Permite la realización de análisis de incidencias.
• Ayuda a monitorizar la ejecución de soluciones específicas.