Cómo traducir la estrategia a operaciones diarias

Estrategia

Todas las organizaciones tienen claro que una planeación estratégica es esencial para el éxito de la organización y para enfocarse en la consecución de resultados, sin embargo, por muy bien planteada que esté la estrategia, si esta no se lleva a la práctica, el esfuerzo habrá sido inútil.

La mayoría de las organizaciones que desarrollan una planificación estratégica fracasan a la hora de ponerla en marcha y hacer que se aplique en el día a día por cada área implicada de la organización. Es un error muy común ya que el papel lo soporta todo y la brecha entre lo que pensamos y la operativa diaria suele ser un baño de agua fría.

Es necesario abordar la Planeación desde tres perspectivas si queremos que tenga un resultado en el corto, medio y largo plazo. En caso contrario sería como medir con un metro, marcar con spray y cortar con un hacha. Conforme se acerque a la realidad será cada vez menos parecido a lo que se planificó.

Niveles de la Planeación empresarial y metodologías aplicables:

Planificación Estratégica:

De aquí parte la planeación. Se trata de determinar los objetivos a largo plazo de la organización y para ello será necesario seguir el proceso de Planeación sin dejar nada atrás. Cuanto más sólidos sean los cimientos sobre los que se base la actividad diaria, más fácil será que la alineación al cumplimiento del objetivo final de la organización sea adecuada.

En esta fase el objetivo será tener una visión clara de hacia dónde se dirige la compañía en el futuro, de forma que, mejorando las fortalezas, ponga medios para afrontar las amenazas, solucione las debilidades y aproveche las oportunidades.

Planeación Táctica:

Una vez tenemos claro el objetivo de la organización, que este pudiera llegar a ser rentable y somos conscientes de las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas, seremos capaces de trazar una estrategia táctica para llegar hasta él.

En esta fase el objetivo es determinar el camino que nos va a llevar hasta el objetivo y de qué manera vamos a recorrerlo.

Si nos fijamos en metodologías clásicas como el Balanced Scorecard, tanto la planeación estratégica como la operativa las podemos definir y controlar mediante un Cuadro de Mando Integral. Balanced Scorecard nos ayudará también a pensar en este objetivo y el camino para llegar hasta él.

Planeación Operativa:

Los grandes objetivos financieros de la organización (en la perspectiva financiera) son los que nos llevarán al objetivo final, y en la perspectiva de clientes, iniciativas y de conocimiento estableceremos la ruta clara para llegar hasta la meta. Pero es a la hora de poner en práctica estas grandes iniciativas donde muchas organizaciones pierden fuerza y fracasan en su esfuerzo por llevar a sus organizaciones hasta donde quieren, o como poco, emplean muchos más recursos y tiempo de lo que pensaron durante las fases de planeación estratégica y táctica.

Haría falta una tercera fase de planeación para materializar el objetivo, trocearlo en hitos y aterrizar en acciones concretas con fechas, responsables, indicadores y objetivos más a corto plazo.

Hasta aquí es como si la estrategia militar aún no hubiera salido del cuartel general y ahora es el momento de sacar a las tropas y guiarlas hacia el éxito. Es necesario pasar a la acción.

En la Planeación operativa será necesario establecer un plan de acción para caminar por estas líneas estratégicas (planificación táctica) establecidas en las perspectivas superiores del Balanced Scorecard. Si no contamos con un plan de acción, nuestro Balanced Scorecard y todo el esfuerzo empleado en la planeación, quedará en un bonito documento en un cajón.

A los fanáticos del Cuadro de Mando Integral no les gustará esto, pero siendo realistas, es extremadamente complicado tener una guía para el día a día clara con Balanced Scorecad, o al menos no para niveles que bajan de la alta dirección. Los mandos intermedios y los jefes de equipo necesitan tener claro el camino, por supuesto, y para esto, BSC es ideal, sin embargo, para su día a día y el trabajo con el equipo, en la batalla del día a día, necesitarán instrucciones claras y concisas a muy corto plazo para mantener el foco.

Es aquí donde metodologías como OKR, Objetives and Key Results, son especialmente útiles, facilitando una visión mucho más detallada de lo que será necesario para alcanzar la meta propuesta en la perspectiva de clientes o en las propias iniciativas del Balanced Scorecard.

Software GRCTools

Como podemos comprobar, mediante el Software GRCTools, puedes obtener una plataforma integral para llevar a cabo una adecuada gestión por procesos de manera totalmente automatizada, permitiendo centralizar todas las actividades necesarias para la gestión por procesos. Además, añade a las organizaciones la ventaja de poder realizar una integración de sus sistemas de gestión basados en este enfoque a procesos.