Metodologías Lean. Lean Office

Lean office

En anteriores artículos ya hemos hablado sobre las ventajas de utilizar la metodología Lean para la mejora continua y la excelencia en una organización.

El tema que nos ocupa hoy se centra en la metodología Lean para oficinas, o dicho de otro modo, vamos a explicar como se aplica Lean en los procesos administrativos de una organización.

Cómo ya indicamos en días anteriores, la metodología Lean históricamente se centraba en analizar todas y cada una de las actividades del proceso productivo industrial, con el fin de optimizar las tareas implicadas y obtener un mayor rendimiento. Sin embargo, con el paso del tiempo se ha observado que una parte importante del potencial de mejora de una empresa reside fuera del proceso productivo.

Si se decide aplicar Lean en los procesos administrativos, podemos centrarnos en un área mayor de análisis. Esta área comprendería desde la orden del cliente hasta el pago de la factura, y este intervalo de tiempos se conoce como Lead Time. El Lead Time será el resultado de sumar todos y cada uno de los pasos del proceso de transformación del producto, las tareas de los procesos administrativos de reproducción y el Post Producción (servicio posventa, atención al cliente, facturación, pago a proveedores, etc.).

Los motivos por los que aplicar Lean en la administración son muchos, a continuación destacamos los más relevantes:

Aproximadamente tres de cada cuatro quejas que hacen los clientes están relacionadas con procesos administrativos, por ejemplo, las eternas esperas, datos erróneos, problemas de comunicación en momentos decisivos, etc.
Tareas no estandarizadas ni automatizadas, lo que supone una pérdida importante de tiempo y de coste en tareas no esenciales, como por ejemplo, la excesiva burocracia, el desconocimiento de los objetivos organizacionales, dificultad a la hora de encontrar los documentos y la información, etc.

Por otro lado, tenemos que destacar que la aplicación del Lean Office a áreas de soporte de la organización permite mejorar la gestión del conocimiento en la empresa. Según estudios realizados, al menos el 80% del conocimiento sobre cómo funcionan los procesos pertenecen a los empleados. De esta forma, la empresa se hace totalmente dependiente de su personal y si el empleado implicado no está disponible, pueden surgir problemas a corto plazo para la empresa.

Por último, destacamos las principales ventajas de adoptar una estrategia Lean Office en sus procesos administrativos:

Aumentar el control sobre los procesos, base fundamental para la mejora continua.
Centrarse en los procesos, en lugar de en las personas.
Mayor transferencia de conocimiento entre los empleados.

Eliminación de los desperdicios en los procesos, aportando un mayor valor al cliente.
Procesos de trabajo definidos y estandarizados, lo que asegura reducir las desviaciones negativas de los resultados prefijados, con independencia del empleado que lleve a cabo la tarea.

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