Cómo BPM (Business Process Management) puede transformar tu empresa

Organización

En una organización, la gestión por procesos es uno de los puntos clave de los Sistemas de Gestión. El enfoque basado en procesos permite a las organizaciones comenzar a andar el camino hacia la mejora continua y la excelencia.

Gracias a la gestión por procesos podremos conseguir resultados eficaces y eficientes. Comprendiendo el desarrollo de cada proceso nos permitirá desmenuzar los procesos en actividades individuales que suman a un todo y con ello tendremos la oportunidad de mejorarlos para alcanzar múltiples ventajas. Entre otras:

• Ganar en eficacia y eficiencia gracias a la reducción de costos y el empleo de los recursos justos allá donde se necesitan y donde aportan valor.
• Mejora la presencia de la marca en el mercado. Aunque este resultado no es inmediato, una mejor gestión y mayor satisfacción de todos los grupos de interés llevará la marca a nuevos niveles de competitividad y con ello de volumen de negocio.
• Mejora la implicación de las personas. Cuando las personas identificamos como propio un proceso o conjunto de ellos y sabemos perfectamente cómo esto impacta en el resultado final de la organización, será fácil que las personas aporten en la línea correcta hacia la consecución rápida de resultados.

Si lo miramos desde otro punto de vista, un buen enfoque basado en procesos será determinante para conseguir una cultura organizacional orientada a la mejora continua, lo que también abre las puertas a cambios de envergadura como la transformación digital o la implementación de Lean Management.

¿Qué es el Business Process Management?

La definición oficial de BPM sería la siguiente:

“La gestión de Procesos de Negocio (BPM) es la disciplina de gestión que integra las estrategias y los objetivos de una organización con las expectativas y necesidades del cliente a través de un enfoque en los procesos.

BPM abarca estrategias, objetivos, cultura, estructuras organizacionales, roles, políticas, métodos y tecnologías para analizar, diseñar, implementar, administrar y transformar y establecer la gobernanza de procesos.”

¿Es muy amplia verdad? Vamos a aclarar los conceptos.

• BPM es una práctica de negocio que tiene un objetivo claro: Generar valor a los clientes y otras partes interesadas mediante la coordinación eficiente de los procesos de la organización.
• La consecución de este objetivo pasa por la mejora de los procesos. No basta con traducir a procesos lo que se hace en la organización, es necesario un proceso iterativo de mejora para alcanzar resultados espectaculares.
• Para conseguir esta mejora es esencial tratar cada proceso de forma individual, pero sin perder de vista cómo impacta este en el resto del engranaje, qué insumos tiene y que salidas necesitan hacia el resto de procesos.

¿Cómo ayuda el BPM a los Sistemas de gestión?

Business Process Management no solo ayuda a los sistemas de gestión de la calidad, que es lo primero que cualquiera podría pensar. BPM es clave para cualquier modelo de gestión, ya sea ISO, EFQM, COSO, HSE, Riesgos Corporativos… En cualquiera de ellos el objetivo es el mismo y el resultado parecido.

Por ejemplo, en los Sistemas de Gestión de la Calidad basados en ISO 9001:2015, el enfoque basado en procesos es uno de los principios sobre los que se asienta la gestión de la calidad, ya que dan sentido y facilitan la iteración hacia la mejora continua y la consecución de la excelencia.

Como su finalidad es facilitar el camino hacia la mejora, no solo es útil en estos sistemas de gestión clásicos. Si adoptamos por ejemplo la metodología Blueprint para la mejora de los servicios, una gestión por procesos eficiente y la aplicación de las prácticas de Business Process Management será clave para acelerar y maximizar los resultados.

BPM también en la estrategia organizacional

Business Process Management es de aplicación en cualquier área de la organización, no solo en aquellas orientadas a la producción.

En la gestión estratégica también juega un papel fundamental. Fijémonos por ejemplo, en Balanced Scorecard en el que la perspectiva de procesos es clave para conseguir resultados en la perspectiva del cliente y con ello en la perspectiva financiera.

Para que una gestión estratégica llegue a buen puerto será imprescindible la aplicación exitosa de todo aquello que se ha planificado y esto se facilita en gran medida con las prácticas de Business Process Management.