Balanced Scorecard y ¿qué se necesita para emplearlo?

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Qué es Balanced Scorecard

El Balanced Scorecard es las herramienta estrella en la definición y gestión de la estrategia. Complementaria con otros instrumentos de gestión corporativa, el Balanced Scorecard o Cuadro de Mando Integral es un modelo de gestión del más alto nivel que traduce la estrategia empresarial, es decir, la teoría sobre a dónde quiere llegar una organización, a una serie de medidas de actuación específicas y organizadas que inciden directamente en la consecución de la visión de la empresa.

Consecuentemente, el Balanced Scorecard es un medio de aterrizar y apoyar la puesta en marcha de la estrategia, de forma ordenada, basada en datos de la organización y del entorno y considerando la organización como un sistema formado por elementos conectados a través de relaciones de sinergia, jerarquía, causa –efecto, etc.

Estos elementos básicos o piezas clave del BSC son la misión, la visión, los valores, los objetivos estratégicos, los indicadores o KPIs, las metas y las iniciativas estratégicas. Todos ellos confluyen en una herramienta muy visual que ayuda a la alta dirección en la gestión y la toma de decisiones, así como a los niveles inferiores de la organización para la mejor comprensión y asunción de la estrategia.

Aunque esta herramienta se nos apetece interesante de adoptar para la gestión de la estrategia, que esté disponible no significa que se pueda aplicar tal cual y que nos asegure su funcionamiento efectivo sin que haya una serie de condicionantes o premisas que hay que cumplir.

¿Qué es necesario para que una empresa que adopta esta herramienta de gestión de la estrategia lo haga de forma correcta?

En primer lugar, hay que considerar que va a ser la principal herramienta de control de la gestión de la estrategia y cualquier decisión tomada al respecto deberá fundamentarse en la información aportada por el Balanced Scorecard.

En segundo lugar, no se podrá hablar de un BSC corporativo sin que la gerencia asuma y apoye el empleo de esta herramienta. Es en el ámbito de la Alta Dirección de donde tiene que partir la difusión del BSC y, si no se llega a implicar al personal con el contenido y acciones del mismo, no se podrá hablar de un Balanced Scorecard total y efectivamente aplicado a la organización.

Es clave considerar que #BSC se pueda integrar con los elementos de gestión preexistentes

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Una tercera premisa a considerar es que las organizaciones con un BSC deben de considerarlo como un elemento de trabajo constante, no es un proyecto aislado con una duración muy acotada. Así, en muchos casos, se va a tener que trabajar en el cambio de la mentalidad de las personas y, quizás, el cambio también se deba hacer trasladable a la propia organización. En este sentido, hay que estar preparados para la gestión del cambio que puede suponer adoptar esta herramienta.

Otro aspecto a destacar es que la aplicación del Balanced Scorecard va a requerir de tiempo y recursos. Este consumo se ha de ver como una inversión en la organización que probablemente haya que restar de otras actividades para poder asumirlo. También, de esta forma la adopción de un BSC en la empresa, la obliga a intentar optimizar los recursos humanos y materiales de los que dispone y priorizar las actividades a las que los destinan.

Es clave considerar como un condicionante de la aplicación del BSC, el que éste se pueda integrar con los elementos de gestión preexistentes en la organización, sobre todo con aquellos sistemas de información que van a actuar como fuente e insumo para la confección del BSC y para su puesta en marcha y mantenimiento. Con ello, se está asegurando que el Balanced Scorecard no va a trabajar de forma aislada, sino que va a cumplir con su función de actuar como elemento integrador de la organización y de sus áreas.

En relación con lo anterior, se deberá hacer un trabajo importante en cuanto a adaptar el modelo y los elementos del BSC a la realidad de la empresa y sus circunstancias. Primero, se va a tener que conocer profundamente cuál es la situación en la que se encuentra la organización y su entorno para poder, en segundo lugar, adaptar la metodología de Balanced Scorecard a la empresa y no intentar hacer lo contrario. Si podemos destacar algo en el BSC, es que es una herramienta que se adapta y es versátil frente a la gran variedad de situaciones o condicionantes en los que se puede encontrar una empresa.

La última premisa a tener en cuenta es que el modelo de gestión de la estrategia que se desarrolla a través de una metodología de Balanced Scorecard, es la complejidad de la gestión efectiva del día a día. Emplea mucha información de diferentes fuentes, trabaja con indicadores de ámbitos dispares y tiene que realizarse un control de los diferentes avances. Si se quiere una aplicación correcta del BSC, las organizaciones tienen que optar por la automatización del mismo como condicionante de una gestión eficaz.

Ventajas y beneficios de BSC para la organización

Son innumerables, las organizaciones que ya tienen su estrategia implementada con Balanced Scorecard y que gestionan a través de un Cuadro de Mando Integral son líderes en sus mercados. Esto lo han conseguido gracias a las siguientes ventajas y beneficios del Cuadro de Mando Integral:

Traduce la visión a indicadores y objetivos medibles y más fáciles de compartir.
Alinea la estrategia organizacional con la operativa diaria de toda la organización.
Implica a todos los colaboradores en el cumplimiento de los objetivos.
Fomenta la transformación y la adaptabilidad en la organización
Mantiene la vista puesta en los objetivos de largo plazo mientras mide y gestiona el corto plazo.
Ayuda en el proceso de toma de decisión y evita un gran número de decisiones equivocadas.

Cómo implementar Balanced Scorecard

Para implementar un BSC o CMI, será importante seguir los pasos correctamente y tratar de no saltar ninguno. Cada una de las 4 perspectivas necesitará su información y debe estar alineada completamente con la visión, misión y valores de la organización.

En este artículo sobre los Factores clave de éxito de la planeación estratégica los definimos en detalle pero a modo de resumen podríamos destacar:

Implicación de todos los líderes de la organización
Claridad de pensamiento y comunicación
Cultura organizacional y valores
Constancia y procesos de gestión
Metodología apropiada
Contar con las herramientas adecuadas

Siguiendo estos factores clave de éxito podremos recorrer los pasos para implementar Balanced Scorecard con éxito.

Definir la estrategia empresarial. Aplicando cualquiera de las metodologías y herramientas disponibles para la planeación estratégica y operativa, la que más se ajuste a su organización o su forma de pensar. Habitualmente una de las más extendidas es la de Porter ya que sirve a modo de guía. Esta guía proporcionada por Michael Porter nos servirá para determinar el posicionamiento actual en el mercado y analizar con detalle que necesitamos para acceder o mejorar la posición.

Establecer objetivos a largo, medio y corto plazo. Para ello será importante ser conscientes de la realidad del mercado y no perder de vista lo que deseamos conseguir. Recuerda que el planteamiento debe buscar transmitir al cliente exactamente lo que queremos para alcanzar el posicionamiento deseado en el mercado, también en relación a la competencia.

En este sentido será necesario definir objetivos e indicadores para la perspectiva financiera, de cliente, de procesos e iniciativas y de aprendizaje. Del mismo modo, los indicadores de cada una de las perspectivas nos dirán si avanzamos correctamente o no hacia el éxito. Existen muchos tipos de indicadores y aquí tienes algunos de los más habituales.

Definir el Balanced Scorecard. Este, aunque pueda parecer el paso más fácil, requiere de atención. Deberá reflejar todo lo que compone la hoja de ruta para la consecución de los objetivos y esto implica reflejar objetivos, indicadores y referenciar las iniciativas. Si lo hacemos bien será un gran motivador con el que implicar a toda la organización.

Asignar responsabilidades. Cada objetivo debe tener ciertos responsables y es fundamental que estos estén definidos. Para que la estrategia pueda permear por toda la organización será necesario que mandos intermedios y otras personas se impliquen, asuman objetivos e iniciativas como propias y se encarguen de implicar a todas las personas sobre las que tienen influencia o responsabilidad.

Estos responsables deberán traducir la estrategia en operaciones del día a día y establecer los medios para que desde sus áreas y en colaboración con el resto, se lleguen a cumplir los objetivos. Para ello sería de mucha utilidad que emplearan metodologías como OKR de la que ya hablamos.

Establecer sistemas de medición e indicadores. Otro de los puntos clave es un correcto seguimiento, tanto en forma como en periodicidad y para ello se deben establecer los mecanismos de control y seguimiento necesarios. En este sentido es fundamental tener en cuenta que han de ser lo suficientemente sencillos como para que una complejidad excesiva no desanime en la utilización de BSC. Obviamente, lo ideal es contar con un Software Balanced Scorecard.

Aplicar procesos de mejora continua. Lo normal es que no todas las decisiones que tomemos hasta este punto sean acertadas, de hecho el mercado va cambiando y posiblemente será necesario ajustar en numerosas ocasiones. Para ello es importante estar preparados y contar con un sistema de mejora continua. Plan – do – check- act.

¿Cuándo utilizar un Balanced Scorecard?

La metodología BSC es de gran ayuda a la hora de comenzar un nuevo proyecto, cuando se necesitan hacer cambios en el modelo de negocio o ante cambios en el mercado que puedan afectar al planteamiento estratégico.

Tenga en cuenta que Balanced Scorecard no solo nos ayudará a plantear una estrategia completa. También será una ayuda para pensar, para replantearnos ciertos aspectos de la organización o para determinar si lo que estamos haciendo es lo correcto.

Es importante dar un repaso completo, al menos, cada año, habitualmente coincidiendo con el cierre del ejercicio anterior y con tiempo de hacer los cambios necesarios de cara al próximo.

¿Con qué integrar un Balanced Scorecard?

El cuadro de mando integral, por si solo, ya es de muchísima utilidad, pero si queremos obtener un rendimiento aún mayor y que nuestro BSC aporte a un objetivo superior, lo podemos integrar con nuestra estrategia de sostenibilidad e incluso las políticas de Seguridad, Salud y Medioambiente.

Con esta integración conseguiremos también un nivel de implicación superior que implicará a más áreas de la organización y con ello, no solo tendrá más oportunidades de llegar a buen puerto si no que también conseguiremos alinear algo tan importante como es la sostenibilidad a la estrategia global. Si se realiza con éxito conseguiremos un Sustainable Balanced Scorecard.

Balanced Scorecard VS otras metodologías

A pesar de que no es la única metodología de planificación estratégica si que es la más extendida. En este sentido es importante aclarar que metodologías como OKR no son consideradas puramente estratégicas, o al menos, no tan completas como BSC, sin embargo si pueden ser complementarias.

Completar Balanced Scorecard para atender todas las perspectivas y apoyar la consecución de resultados en la perspectiva de procesos es posible y recomendable ya que para muchas organizaciones, gestionarlo todo mediante BSC se hace difícil.

Para alinear el día a día de la organización en cuanto a la gestión de equipos y la monitorización en detalle de aquello que nos hará conseguir los resultados, metodologías como OKR son especialmente útiles.

Ampliar información sobre Balanced Scorecard.

Si te interesa este tema puedes profundizar y revisar algunas de las publicaciones con más éxito en materia de Balanced Scorecard y planeación estratégica:

GRCTools, software para la implementación de la estrategia

GRCTools es la plataforma tecnológica más potente para la gestión del Balanced Scorecard de una empresa. En un único entorno se puede trabajar en todos los aspectos de la estrategia e integrar sus elementos de forma interrelacionada.

Toda la información de la estrategia está disponible en un punto único que además puede complementarse e integrarse con otros sistemas y modelos de gestión, por lo que se asegura una visión integral del negocio.

La principal ventaja de optar por GRCTools es la capacidad de automatización de la mayor parte de funciones que son necesarias para la gestión de la estrategia. Con ello se optimizan los recursos destinados y se reduce la complejidad del control de la misma.