Ejemplo práctico de construcción de un Balanced Scorecard

Balanced Scorecard

El Balanced Scorecard (BSC), conocido también como Cuadro de Mando Integral (CMI), está considerado como uno de los modelos de gestión y planificación más importantes existentes en la actualidad por su capacidad para resolver los problemas a los que, día a día, se enfrentan los directivos de las empresas y organizaciones, tanto grandes como de pequeño y mediano tamaño (PYMES).

El BSC es un modelo de gestión que traduce la estrategia en objetivos relacionados, medidos a través de indicadores y ligados a una planes de acción que permiten alinear las distinta áreas de la empresa y el desempeño profesional de sus empleados. Haz click aquí para descargar la guía «El Cuadro de Mando Integral – Balanced Scorecard» gratuitamente.

Las fases de un proyecto de implantación de un BSC

Aunque el modelo de gestión de un BSC pueda resultar aparentemente sencillo, como punto de partida es importante clarificar que la adopción del CMI por parte de una organización debe considerarse un proyecto a largo plazo, ya que se trata de un modelo de gestión, no de una herramienta de control, por lo que implica un cambio en la cultura empresarial. Para que realmente haya cambios positivos, el CMI debe tomarse como punto de referencia para el análisis de la gestión, del apoyo y de la toma de decisiones.

Estas son las principales fases para la correcta implantación del cuadro de mando integral.

Fase de planificación

Como en todo nuevo proyecto que se inicia en una empresa, es necesario definir y dimensionar una serie de aspectos que condicionarán su desarrollo y éxito final. Todo esto  debe quedar reflejado en un plan de proyecto en el que se fijará el alcance del mismo, el presupuesto y los puntos claves de su desarrollo.

En esta fase inicial se debe seleccionar también el equipo de trabajo, con sus cargos, funciones y roles. Es muy importante contar con representantes de todos los departamentos de la empresa implicados, procurando también que el número de integrantes no sobrepase los diez.

Las herramientas más utilizadas en esta fase son la Cadena de Valor de Porter, que sirve para identificar la secuencia de los procesos necesarios para entregar a los clientes los productos y servicios de la compañía, y el Análisis DAFO , que es un análisis combinado de la capacidades internas de la organización (Fortalezas y Debilidades) con el ambiente externo (Oportunidades y Amenazas).

Por último, esta fase deberá concluir con un plan de comunicación, en el que se detallarán las acciones a realizar durante toda la ejecución del proyecto.

Fase de desarrollo

Esta será la fase central del proceso, en la que toman forma todos los elementos que constituyen el BSC. Como primer paso se deben desarrollar o confirmar los siguientes elementos clave: declaración de la misión, visión y valores y de los puntos básicos de la estrategia.

El siguiente paso será la definición de los objetivos estratégicos enmarcados en cada una las perspectivas. Esta fase es de gran importancia y debe realizarse con una implicación elevada de la dirección de la empresa.

A continuación debe comenzar a definirse el mapa estratégico, indicando con claridad las relaciones causa-efecto entre los objetivos estratégicos elegidos anteriormente.

Una vez definido y validado el mapa estratégico, es el momento de establecer los indicadores que permitirán medir el grado de consecución de los objetivos estratégicos. En este punto es importante recordar que no se deben emplear un número muy elevado de elementos, pues puede resultar confuso y distorsionar la medición.

A continuación, se han de establecer las metas para cada indicador. Este proceso no es trivial, por lo que deberá ser consensuado y validado con los expertos en cada una de las áreas de negocio.

Llegados a este punto, es conveniente reunir en un único documento el diseño del mapa estratégico, detallando además los indicadores que se emplearán y sus metas asociadas.

Finalmente, se definirán las iniciativas estratégicas que permitirán alcanzar los objetivos previamente definidos, estableciendo además un orden de prioridad de ejecución según la importancia de las mismas.

A nivel de herramientas, se utilizan mapas estratégicos y el BSC, además del sistema Stratex, con el fin de crear una categoría específica para estos datos estratégicos.

Para llevar a cabo todo este proceso se debe implementar un sistema Informático automatizado que ofrezca soporte al CMI y se integre con el resto de sistemas de información de la empresa.

Fase de control y seguimiento

En esta fase, se diseñan un conjunto de procedimientos para seguir el funcionamiento del CMI diseñado. Para ello, de forma periódica en función de los ciclos de medición establecidos en cada nivel, se evaluará la implantación del CMI, monitoreando el sistema en tiempo real y perfeccionándolo si se considera necesario.

En estas etapa es fundamental la organización de reuniones de análisis estratégico, donde se analizan, discuten y se toman decisiones sobre la estrategia de la empresa y reuniones de análisis operativo, que tienen como objetivos solucionar, rápida y eficazmente, problemas concretos y analizar información de los tableros de control operativo.

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