La gestión eficaz del tiempo. El talón de Aquiles de los directivos

Gestión eficaz del tiempo

Son muchos los proyectos que se llevan en marcha al mismo tiempo, muchos departamentos que coordinar, muchas personas, clientes y proveedores. ¿Cuántas veces al llegar el final del día o la semana recapitulamos y descubrimos que no hemos hecho lo que realmente teníamos que hacer?

Este es uno de los síntomas más claros de una gestión ineficaz del tiempo, y esto, tarde o temprano, se puede traducir en varias cosas:

• Clientes descontentos por retrasos o cosas mal hechas por las prisas.
• Empleados desmotivados y poco eficientes por la falta de planificación.
• Proveedores descontentos por el alto volumen de pedidos de extremada urgencia.
• Disminución de la satisfacción personal por el trabajo realizado.

En cualquier caso, desembocará en una pérdida económica por cualquier vía. Se suele decir que «el tiempo es oro» y es completamente cierto. Cobramos y pagamos por trabajar, no por perder el tiempo y existen una gran cantidad de «ladrones de tiempo» en nuestro día a día. Quizás nos suenen algunos de ellos:

• El teléfono.
• El correo electrónico.
• Estar haciendo una cosa cuando estás pensando en la siguiente.
• Falta de planificación.
• Falta de priorización.
• Reuniones largas e inútiles.
• No delegar.
• No saber decir, no.
• Interrupciones.
• La postergación de tareas.
• Todo es urgente (por lo tanto, nada es urgente).

Estas son solo algunas de las principales causas de pérdida de tiempo, aunque en cada caso, posiblemente existan causas concretas dadas por las circunstancias.

Por norma general, el teléfono y el correo electrónico son las más comunes y más sencillas de neutralizar. Puede ser tan sencillo como reservar espacios a lo largo del día para coger el teléfono, devolver llamadas y responder al correo, por ejemplo, 10 de cada 60 minutos, o hacerlo entre una tarea y otra como «cambio de mentalidad».

Otra de las más comunes y sencillas de erradicar es la falta de planificación y priorización. Priorizar es sencillo cuando tratamos de verlo «en tercera persona», es decir, plantearnos si la tarea es realmente urgente o importante de forma objetiva y, en función de esto, asignarles un tiempo y un momento.

• Una tarea urgente es aquella que por determinadas circunstancias hay que tener realizada en breve.
• Una tarea importante es aquella que nos ayuda o encamina a cumplir con los objetivos.

Una vez tenemos claros los conceptos, en una matriz podemos detectar cuatro cuadrantes en los que se puede trabajar en función de la clasificación de cada tarea:

• Una tarea urgente y no importante se deberá hacer en el acto y dedicarle el menor tiempo posible, ya que no nos enfoca a cumplir con los objetivos.
• Una tarea importante y no urgente tendrá que ser planificada adecuadamente para que nunca llegue a ser urgente.
• Una tarea importante y urgente suele ser un gran problema, ya que no le dedicaremos el tiempo necesario ni la reflexión conveniente para el cumplimiento de los objetivos.
• Una tarea no urgente y no importante es aquella con la que se pueden rellenar todos los tiempos muertos o huecos que nos quedarán tras hacer una buena planificación de nuestro tiempo.

Una vez hecha una priorización de las tareas, se ha de planificar, otro de los factores que nos hará poder llevar una adecuada gestión de nuestro tiempo, y esta acción de planificar, está muy relacionada con la acción de delegar y saber decir no.

• Las tareas no urgentes y no importantes se podrían delegar fácilmente en personal con poca carga de trabajo, siempre que estén cualificados para realizarla, o bien a otra persona que debe comenzar a tomar contacto con el proyecto.
• Las tareas urgentes e importantes, si por desgracia hemos consentido que lleguen a este punto, se han de valorar con cuidado para su delegación o acometimiento inmediato.
• Las tareas urgentes y no importantes, ya que son una de las mayores causas de pérdida de tiempo, son aquellas con las que tendremos que practicar el aprender a decir no.
• Las tareas importantes y no urgentes, aquellas que se encuentran en la zona en la que deberíamos trabajar habitualmente, han de ser planificadas a conciencia para que nunca lleguen a convertirse en importantes y urgentes. Para esto será imprescindible una adecuada asignación de tiempos y responsables, realista y coordinada.

Para ello se suelen utilizar herramientas específicas como diagramas de Gantt u otro software que ayudan a la gestión de proyectos mediante la asignación de los mismos a responsables, gestión de calendarios, de tareas dentro de un proyecto, carga y gestión de documentos…

Una de las principales ventajas de este tipo de software es que permitirá hacer una evaluación de la eficiencia de cada responsable, tarea y proyecto, así como la rentabilidad real obtenida de cada proyecto en función de la carga de trabajo real. Además, nos ayudará a una mejora continua en la asignación de tiempos basándonos en el aprendizaje sobre experiencias anteriores.

Software GRCTools

El software GRCTools ofrece las herramientas adecuadas y el conocimiento específico para la gestión de proyectos con base en una planificación estratégica adecuada, de forma que se aumente la eficacia y la eficiencia en la consecución de los objetivos marcados por la organización.